INFORMES GERENCIALES

Esta información tiene vital importancia para quienes administran empresas y desean cotejar el tipo de información que reciben de sus diferentes departamentos. También para ayudar a resolver problemas empresariales de gestión.

Los informes gerenciales están íntimamente relacionados con la información clave que necesita la gerencia y lo socios para conocer y hacer seguimiento al resultado de la gestión y procesos de una empresa en un tiempo determinado, algunos pueden ser diarios, semanales, trimestrales, anuales.

Con la velocidad de las comunicaciones y la automatización de los procesos la información adecuada debería recibirla la gerencia diariamente. Para evitar recibir información que no se tiene tiempo de leer, los puntos claves deberían ser muy concretos y prácticos, dependiendo de quien la recibe y la responsabilidad con que actuara según estos datos.

Objetivo de los Informes Gerenciales

El propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar. Los informes pueden ser públicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la educación o la ciencia.

Información

Un sistema de información es un conjunto organizado de elementos, que pueden ser personas, datos, actividades o recursos materiales en general. Estos elementos interactúan entre sí para procesar información y distribuirla de manera adecuada en función de los objetivos de una organización.

Desde un punto de vista empresarial, los sistemas de información pueden clasificarse de diversas formas. Existen, por ejemplo, sistemas de procesamiento de transacciones (que gestionan la información respecto a las transacciones producidas en una empresa), sistemas de información gerencial (para solucionar problemas empresariales en general), sistemas de soporte a decisiones (analizan las distintas variables de negocio para la toma de decisiones), sistemas de información ejecutiva (para los directivos), sistemas de automatización de oficinas (aplicaciones que ayudan en el trabajo administrativo) y sistemas expertos (que emulan el comportamiento de un especialista en un dominio concreto).

La estructura

El informe consiste en una concatenación ordenada de ideas que se pueden sintetizar en tres o cuatro puntos centrales, en donde se defiende una tesis que queda completamente clara en la primera lectura del mismo. La estructura debe permitir retener los puntos principales del mismo en una lectura rápida, casi en diagonal. Y, si la extensión del informe no lo permite, se debe optar por la fórmula del resumen ejecutivo.

La más eficaz es la estructura clásica de toda redacción (introducción, nudo y desenlace) a su vez, desmenuzable en distintos pasos. Por tanto, selecciona tus ideas, el objetivo que persiguen, asígnales los datos que les corresponda (tablas, gráficos, recuadros...) y comienza a redactar siguiendo la estructura definida.

Partes del informe I

La introducción. Presenta la situación objeto del informe y le proporciona al lector la información básica para comprender el resto del documento.

Los antecedentes. Reflejan las razones que nos han llevado a elaborar ese informe. En definitiva, se trata de poner al lector en antecedentes, aportando los datos, recursos o metodologías anteriores que han influido en el tema a tratar. También se destacarán las partes pertinentes del estudio DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) que fue aplicado previamente y que podrían revisarse en este nuevo informe.

La metodología. En este apartado, hay que incluir información sobre el método que hemos usado o pretendemos emplear para abordar el tema propuesto en ese informe. Se detallan todos los procedimientos que lo envuelven presentándolos al lector como idóneos. También es necesario explicar todos los vocablos técnicos utilizados con paréntesis y pies de página para que su significado quede claro a cualquier perfil de lector.

Los resultados. Señalan “lo que hay”, las realidades positivas o negativas que han surgido como consecuencia del empleo de la metodología propuesta y los antecedentes expuestos. En esta parte, los gráficos y tablas pueden ser muy informativos, pero conviene alternarlos con texto para no recargarlo de cifras.

Partes del informe II

Las limitaciones. Mencionan los datos o fuentes que no se han podido incluir o no se han podido consultar o contrastar al redactarlo. Son las carencias que presentan las soluciones aportadas en ese informe.

Las conclusiones. Es una de las partes más esclarecedoras del informe. El autor presentará las conclusiones a las que ha llegado para lograr modificar la realidad o la situación objeto de análisis.

Las recomendaciones. Este apartado debe ser una herramienta útil para la empresa. Nuestra visión de expertos debe quedar patente recomendando pautas y soluciones con el fin de que sean ejecutadas por quienes corresponda tomar partido. El autor del informe aborda compromisos fruto de sus reflexiones y análisis previos.

Información complementaria. En los anexos deberíamos siempre contar con algunas citas de fuentes secundarias, contrastes con otros datos, comparativas con empresas y fuentes fidedignas para reforzar la tesis central que se expresará en el nudo del informe. Además se debe proponer al lector cómo localizar las fuentes originales utilizadas en el informe (documentos o webs).

Cómo organizarlo

Portada. El título es el primer elemento de atracción. Elígelo informativo, llamativo y sugerente, apoyado en un subtítulo explicativo. Que sean imaginativos. También pueden incluirse portadillas para separar distintos capítulos. Una buena encuadernación es fundamental. Detalles como añadir el logo y color corporativos son, a menudo, aconsejables.

Índice. Sirve para numerar los contenidos del informe y sus correspondientes epígrafes. Luego vendrá el cuerpo del informe y el opcional apartado de anexos debidamente paginado. Puede añadirse un índice de tablas y gráficos.

Gráficos, estadísticas, encuestas... Todos los documentos útiles para la comprensión del informe (encuestas, cuestionarios, fotografías...) tendrán cabida, sobre todo al final del documento, para no recargarlo. Aportan información numérica, resumen largas parrafadas o muestran ideas explicativas de cómo se encadenan las ideas.

Detalles estéticos. Usa un tamaño de letra que no desafíe la visión (Arias o Times en cuerpo 11 ó 12), un interlineado cómodo (desaconsejado el doble para los informes, frente al sencillo o de 1,5 líneas) y márgenes y espacios entre párrafos holgados para que descanse la vista. Desaconsejados los subrayados y preferibles la negrita, viñetas y símbolos para resaltar datos.

Los datos necesarios en un informe son:

• Nombre del gerente

• Nombre de los auxiliares responsables (Administradores y contadores)

• Fecha

• Dirección de la sucursal o de la empresa

• Fuentes

• Recomendaciones

• Anexos correspondientes.