INFORMES TÉCNICOS

Es la exposición de información práctica y útil, de datos y hechos dirigidos, ya sea a una persona, una empresa u organización, sobre una cuestión o asunto que debe ser reportada

Estructura

El informe técnico debe contener la información necesaria para que un receptor calificado pueda evaluar la situación, proponer cambios y dar recomendaciones. La estructura debe de facilitar el seguimiento, el análisis y la comprensión del mismo, siendo clara y de rápida elaboración.

Introducción: en esta sección se aclara el tema, se fijan los objetivos y el propósito del informe. Es importante establecer una cronología de los hechos y ubicar al lector temporalmente. Además, se expone el marco conceptual que se utilizará y se vincula con el tema o problema central. Finalmente, se indican informes previos o consideraciones generales del estado inicial del problema con el propósito de evitar decisiones inadecuadas o rápidas conclusiones. 

Desarrollo: en este apartado, se presenta el estudio del origen y causas del problema. Además, presenta una evaluación de alternativas, es decir, expone la propuesta y análisis de las diferentes opciones para poder resolver la cuestión expuesta. 

Conclusiones: es la parte más importante del informe técnico. Debe quedar claro el origen del problema, su trascendencia, evolución y las soluciones posibles. Finalmente, debe contener las recomendaciones indicando los niveles de riesgos y los ajustes tentativos. 

Anexos: información extra como fotografías, planos, otros informes técnicos, etc. 

Bibliografía o lista de referencias.

Pasos para la elaboración del informe técnico 

1. Identificar el problema, el posible origen y las causas. Describirlos de la forma más completa y clara posible.

2. En caso de requerirlo, definir o desarrollar el marco teórico. 

3. Estructurar y organizar la información. 

4. Redactar una propuesta de soluciones. 

5. Redactar las recomendaciones y valoraciones. 

6. Agregar los anexos y la bibliografía.

TÉRMINOS DEL TRABAJO DE AUDITORIA (NIA 210)

El NIA 210, habla de las responsabilidades que tiene el auditor al acordar los términos del encargo de auditoría con la dirección y, cuando proceda, con los responsables del gobierno de la entidad.

El auditor tiene como objetivo aceptar o continuar con un encargo de auditoría sólo cuando se haya acordado la premisa sobre la que la auditoría se va a realizar mediante:

(a) la determinación de si concurren las condiciones previas a una auditoría; y

(b) la confirmación de que existe una comprensión común por parte del auditor y de la dirección y, cuando proceda, de los responsables del gobierno de la entidad acerca de los términos del encargo de auditoría.

Requerimientos:

1. Cumplimiento condiciones previas a la auditoría: se debe determinar si la información financiera que se prepara es aceptable. Obtener la conformidad de la dirección y de los responsables del gobierno. Leer la normativa en caso de limitaciones al alcance de la auditoría impuestas antes de la aceptación del encargo de auditoría.
2. Acuerdo de los términos del encargo de auditoría: en el contenido de la carta de encargo debe considerarse lo establecido por la NIA 210.
3. Auditorías recurrentes: el auditor valorará si se necesita la revisión de los términos de encargo y si es necesario recordarlos a la entidad.
4. Modificación de los términos del encargo de auditoría: la modificación de los términos del encargos sólo se pueden modificar en caso de que exista una justificación razonable.

COMUNICACIONES DE ASUNTOS DE AUDITORIA CON LOS RESPONSABLES DEL GOBIERNO CORPORATIVO (NIA 260)

Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de la responsabilidad que tiene el auditor de comunicarse con los responsables del gobierno de la entidad en una auditoría de estados financieros. Aunque la presente NIA se aplica con independencia de la dimensión o estructura de gobierno de la entidad, su aplicación presenta particularidades cuando todos los responsables del gobierno de la entidad participan en su dirección, y en el caso de entidades cotizadas.

Esta NIA no establece requerimientos relativos a la comunicación del auditor con la dirección de una entidad o con sus propietarios a menos que sean a la vez responsables del gobierno de la entidad.

El ámbito de aplicación de esta NIA es la auditoría de estados financieros, pero también puede aplicarse, adaptada en la medida en que las circunstancias lo requieran, a las auditorías de otra información financiera histórica, cuando los responsables del gobierno de la entidad sean los responsables de supervisar la preparación de dicha información financiera histórica.

Dada la importancia de la existencia de una comunicación recíproca eficaz durante la realización de una auditoría de estados financieros, esta NIA proporciona un marco general para la comunicación del auditor con los responsables del gobierno de la entidad e identifica algunos asuntos específicos que deberán ser objeto de comunicación. En otras NIA (véase el anexo 1) se enumeran otras cuestiones adicionales que deberán ser objeto de comunicación y que complementan los requerimientos de la presente NIA. Asimismo, la NIA 2651establece requerimientos específicos relativos a la comunicación a los responsables del gobierno de la entidad de aquellas deficiencias significativas en el control interno que el auditor haya identificado durante la realización de la auditoría. Adicionalmente, la comunicación de otras cuestiones no previstas en esta o en otras NIA puede venir exigida por las disposiciones legales o reglamentarias, por acuerdos celebrados con la entidad o por otros requerimientos que resulten de aplicación al encargo, como, por ejemplo, normas emitidas por una organización profesional nacional de contabilidad. Esta NIA no impide al auditor comunicar cualquier otro asunto a los responsables del gobierno de la entidad.

Requerimientos:

Responsables del gobierno de la entidad

El auditor determinará la persona o personas que, dentro de la estructura de gobierno de la entidad, sean las adecuadas a efectos de realizar sus comunicaciones.

Cuando el auditor se comunique con un subgrupo de los responsables del gobierno de la entidad, como,por ejemplo, con un comité de auditoría, o con una persona, determinará si es necesario comunicarse también con el órgano de gobierno en pleno.

En algunos casos, todos los responsables del gobierno de la entidad participan en su dirección, como, por ejemplo, en el caso de una empresa pequeña en la que el único propietario dirige la entidad y nadie más desempeña funciones de gobierno. En estos casos, si las cuestiones previstas en la presente NIA se comunican al responsable o responsables de la dirección y esas mismas personas ejercen como responsables del gobierno de la entidad, no es necesario comunicar dichas cuestiones de nuevo a tales personas en su función de responsables del gobierno. Esas cuestiones se enumeran en el apartado 16(c). No obstante, el auditor se satisfará de que la comunicación con el directivo o directivos sea suficiente para considerar que todos aquellos a los que el auditor debería informar como responsables del gobierno de la entidad han sido informados.

CONFIRMACIONES EXTERNAS (NIA 505)

Objetivo:

El objetivo del auditor cuando utiliza procedimientos de confirmación externa es diseñar y aplicar dichos procedimientos con el fin de obtener evidencia de auditoría relevante y fiable.

Definiciones:

A efectos de las NIA, los siguientes términos tienen los significados que figuran a continuación:

Confirmación externa: evidenciade auditoría obtenida mediante una respuesta directa escrita de un tercero (la parte confirmante) dirigida al auditor, en formato papel, en soporte electrónico u otro medio.

Solicitud de confirmación positiva: solicitud a la parte confirmante para que responda directamente al auditor, indicando si está o no de acuerdo con la información incluida en la solicitud, o facilite la información solicitada.

Solicitud de confirmación negativa: solicitud a la parte confirmante para que responda directamente al auditor únicamente en caso de no estar de acuerdo con la información incluida en la solicitud.

Sin contestación: falta de respuesta, o respuesta parcial, de la parte confirmante, a una solicitud de confirmación positiva, o una solicitud de confirmación devuelta sin entregar.

Contestación en disconformidad: respuesta que pone de manifiesto una discrepancia entre la información sobre la que se solicitó confirmación a la parte confirmante, o aquella contenida en los registros de la entidad, y la información facilitada por la parte confirmante.

Resultado de las solicitudes de confirmaciones:

-      No respuesta: falta de respuesta de la tercera parte

-      Excepción: respuesta que presenta una diferencia entre lo que se solicita y la información que proporciona la tercera parte.

Cuando la administración se niegue a permitir que el auditor envíe una confirmación externa, ésta deberá indicar sus razones y el auditor investigar éstas. Como consecuencia el auditor implementará procedimientos de auditoría alternos para obtener evidencia confiable.

Si el auditor tiene dudas sobre una confirmación externa, el auditor debe obtener mayo evidencia que le permita solucionar sus dudas.

Evidencia que puede otorgar un abogado:

-      Existencias de litigios, demandas.

-      Fecha en qué se presentó la demanda

-      Grado de ganar dicho caso

-      Monto de pérdidas o ganancias

 El auditor deberá obtener certificación escrita de que se revelaron todos los litigios, demandas. Dicho documento se llama carta de representación o carta salvaguarda. También solicitará al abogado un comentario de los casos. El auditor debe conocer los casos al cierre y a la fecha actual; si tiene necesidad, deberá reunirse con el abogado.

CARTA DE CONFIRMACIÒN BANCARIA

El propósito de esta declaración es proporcionar ayuda al auditor externo independiente y también a la administración de un banco, como auditores internos e inspectores, sobre los procedimientos de confirmación entre bancos.  Los lineamientos contenidos en esta declaración deberían contribuir a la efectividad de los procedimientos de confirmación entre bancos y a la eficiencia del procesamiento de respuestas.

Un importante paso de auditoría en el examen de los estados financieros e información relacionada de un banco es solicitar confirmación directa de otros bancos tanto de los saldos y otras cantidades que aparecen en el balance general como de otra información que pueda no estar mostrada en el frente del balance pero que pueda ser revelada en las notas a los estados financieros.  Las partidas aparte el estado de situación financiera que requieren confirmación incluyen partidas tales como garantías, compras anticipadas, y compromisos de venta, opciones de recompra, y acuerdos de compensación.  Este tipo de evidencia de auditoría es valioso porque viene directamente de una fuente independiente y, por lo tanto, proporciona mayor confiabilidad que la obtenida únicamente en los propios registros del banco.

Ejemplo:

Ejemplo de Carta de confirmación bancaria

CARTA DE CONFIRMACIÒN DE ABOGADOS

CARTA DE REPRESENTACION DE LA ADMINISTRACIÒN (NIA 580)

La norma internacional de auditoria 580 se refiere a la responsabilidad que tiene el auditor para obtener declaraciones escritas de la administración o encargados del gobierno corporativo durante la auditoria de estados financieros. Las declaraciones escritas son información que el auditor requiere de la entidad, y que puede utilizar para soportar la evidencia de auditoria. Estas declaraciones escritas deben ser dirigidas en cartas de representación al auditor por la administración. Además estas deben ser de fechas cercanas pero no posteriores al dictamen del auditor de los estados financieros. Es importante que estas declaraciones se presenten de manera escrita ya que con esto reduce las posibilidades de que hayan malos entendidos entre la administración o el gobierno corporativo de la entidad y el auditor. La comunicación entre estos es muy importante ya que pueden existir problemas que tienen importancia relativa y que pueden afectar la razonabilidad de los estados financieros de manera directa y es a partir de estas comunicaciones donde se pueden hacer evidentes y de la misma manera intervenir adecuadamente sobre ellos.

Es claro que el hecho que el auditor cuente con las declaraciones escritas no garantiza que proporcionen evidencia por si solas, estas son parte esencial en el desarrollo de la auditoria de estados financieros y le permiten al auditor argumentar su opinión, además como una evidencia de auditoria.

OBJETIVOS

El auditor debe obtener las declaraciones escritas de la administración y del gobierno corporativo, manifestándose así que se cumple responsablemente con la elaboración de los estados financieros de manera apropiada y con la integridad de la información proporcionada al auditor, además de corroborar información y evidencias importantes de auditoria en los estados financieros. Asimismo el auditor debe responder las declaraciones escritas de la administración o encargados del gobierno corporativo cuando sea pertinente.

REQUISITOS

Administración a la que se le solicita declaraciones escritas: El auditor deberá solicitar declaraciones escritas a los encargados de la elaboración de los estados financieros, ya sea la administración o los encargados del gobierno corporativo, quienes tienen responsabilidades por la manera como están descritos y plasmados los estados financieros y deben tener pleno conocimiento de asuntos relacionados.

Declaraciones escritas sobre las responsabilidades de la administración: El auditor debe solicitarle a la administración que le proporcione una declaración escrita en la cual se manifiesta claramente que ha cumplido con su responsabilidad de la realización de los estados financieros, estos descritos de acuerdo con el marco de referencia de información financiera aplicable. Asimismo la administración debe manifestar mediante una declaración escrita que le ha dado o no al auditor toda información relevante y acceso, y si todas las transacciones están registradas en los estados financieros, así como se expone en los términos de trabajo puntualizados en el proceso de auditoría.

Otras declaraciones escritas: Si el auditor necesita en cierto momento que le proporcionen otras declaraciones escritas por parte de la administración para corroborar otra evidencia de auditoria importante para los estados financieros, deberá solicitar esas declaraciones escritas para apoyar el proceso de auditoría de manera pertinente y apropiada.

Fecha de y periodo cubierto por declaraciones escritas: La fecha de las declaraciones escritas debe ser cercana a la fecha del dictamen del auditor. En la práctica es recomendable que tenga la misma fecha del dictamen. No es recomendable que sea posterior.

Forma de declaraciones escritas: Las declaraciones escritas deberán estar en forma de una carta de representación dirigida al auditor y con las características requeridas por las normas y regulaciones pertinentes.

Duda sobre la confiabilidad de las declaraciones escritas y declaraciones escritas solicitadas, no proporcionadas: Si el auditor encuentra inconvenientes que pongan en duda la confiabilidad de las declaraciones escritas con relación a la competencia, integridad, valores éticos o diligencias de la administración, procederá a resolver dichas preocupaciones con la realización de procedimientos de auditoria y si definitivamente concluye que las declaraciones no son confiables deberá comenzar con acciones apropiadas como evaluar el posible efecto en las representaciones y evidencia durante la auditoria, y que tendría para la opinión en el dictamen del auditor.

Cuando la administración no proporciona las declaraciones solicitadas, el auditor debe discutir el tema con la administración y revaluar su integridad y la confiabilidad de las representaciones, y establecer las acciones a seguir teniendo en cuenta el efecto que habrá sobre el dictamen del auditor, o determinar abstención de opinión sobre los estados financieros, cuando sea pertinente.

REDACCION DE HALLAZGOS

Hallazgo

            Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva recopilada frente al conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Es registrado en la lista de verificación como respuesta a los cuestionamientos que han sido preparados.

Tipos de Hallazgo

·         No conformidad Mayor: La ausencia o el incumplimiento en la implementación y mantención de uno o mas elementos obligatorios del sistema, o una situación que en base a evidencia objetiva disponible, plantearía la existencia de dudas significativas sobre la calidad de lo que se provee.

·         No Conformidad Menor: Un hallazgo que indica una debilidad en el Sistema, Procedimiento, registros o en la gestión de una actividad en particular. Puede ser también una situación que en base a evidencias objetivas determinaría la existencia de dudas significativas en cuanto a la capacidad futura del Sistema de alcanzar la Política y Objetivos.

·         Observación: Un hallazgo que merece la atención de la organización, pero que no requiere obligatoriamente una acción correctiva.

Recomendaciones finales para la Redacción de Hallazgos

No olvidar el por qué en la redacción del hallazgo, para conocer el incumplimiento de la no conformidad.

Al momento de auditar no sólo debe tenerse como objetivo encontrar aspectos negativos sino también oportunidades de mejora o las fortalezas del proceso.

No emitir juzgamientos, opiniones personales o suposiciones a la hora de redactar los hallazgos.

Agrupar los hallazgos que tengan que ver con un mismo incumplimiento.

La redacción de hallazgos de auditoria es un proceso en el cual se confrontan los criterios con las evidencias.

Los criterios son:

·         Procedimientos

·         Políticas, y

·         Otros documentos que establezcan soporte en las operaciones

Las evidencias de auditoria son:

·         Registros

·         Hechos, y

·         Cualquier otro documento que muestre que se cumple con los requisitos establecidos en los criterios de auditoria.

Los hallazgos positivos son fortalezas y los negativos son aspectos a mejorar o de no conformidades.

Dentro de un Hallazgo debe incluirse toda aquella información necesaria para que:

·         El lector pueda entender y juzgar por sí mismo el informe.

·         Cualquier otro auditor pueda examinar o analizar los hechos y llegar a los mismos resultados.

REQUISITOS PRINCIPALES EN UN HALLAZGO DE AUDITORÍA

Los requisitos que deben reunir un hallazgo de auditoría son:

·         Importancia relativa que amerite ser comunicado

·         Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo.

·         Objetivo (obrar con objetividad, equidad y realismo)

·         Convincente para una persona que no ha participado en la auditoría.

FACTORES QUE SE DEBEN CONSIDERAR EN EL DESARROLLO DE HALLAZGO DE AUDITORÌA

El auditor debe estar capacitado en las técnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y realista. Al realizar su trabajo debe considerar los factores siguientes:

·         Condiciones al momento de ocurrir el hecho.

·         Naturaleza, complejidad y magnitud administrativa y financiera de las operaciones examinadas.

·         Análisis crítico de cada hallazgo importante.

·         Integridad del trabajo de auditoría.

·         Autoridad legal.

·         Diferencia de opinión, conclusiones y recomendaciones

REDACCIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA INTERNA

Los hallazgos deben estar escritos con orientación al lector en tono constructivo, mostrar objetividad y no emitir juicios, ser claros y simples, concisos y muy bien fundamentados (en los papeles de trabajo se deberá contar con evidencia de auditoría).

Cuando sea apropiado, los auditores internos deben proporcionar retroalimentación positiva a los responsables de la actividad operativa, ya que esta práctica ayuda a desarrollar buenas relaciones con ellos y mejora su receptividad frente a los hallazgos contenidos en el informe. Sin perjuicio que se debe tener especial cuidado de no abusar de la excesiva descripción de situaciones que solo guarden relación con cumplimientos operativos normales.

Para una correcta comunicación, el hallazgo debe contener los siguientes elementos: condición, criterio, causa y efecto, y relacionarse con la recomendación y el plan de medidas que comprometerá el Jefe de Servicio y/o el responsable de la actividad operativa, para corregir o prevenir las debilidades detectadas.

A continuación se describen los elementos que componen el hallazgo de auditoría:

1.      Criterio de Auditoría

El criterio responde a la pregunta: ¿Qué debe o debería ser?

Los criterios son los requisitos o prohibiciones contenidas en normas, regulaciones, estándares, indicadores, expectativas, modelos, etc. que el auditor interno usa para evaluar y decidir si la situación bajo examen es correcta. Observar la diferencia entre el criterio y la condición debería ser el primer paso en el desarrollo de un hallazgo de auditoría.

Ejemplos de fuentes de criterios de auditoría:

·         Leyes y regulaciones.

·         Políticas y procedimientos.

·         Normas y directrices.

·         Marcos de control y gestión de riesgos (COSO I,COSO ERM, Cobit, Nch ISO:31000, etc.)

·         Indicadores de desempeño.

·         Mejores prácticas del sector o industria.

·         Guías proporcionadas por organizaciones expertas.

2.      Condición

La condición responde a la pregunta: ¿Qué es lo que realmente ocurre?

La condición corresponde al hecho establecido por el auditor interno mediante la evaluación, y obtención de evidencia fáctica. Su descripción contiene el grado con que se alcanzaron los criterios de auditoría. Debe ser precisa, clara y apoyada por evidencia útil, suficiente, relevante y fiable. La condición se establece a través de lo que se detectó por medio de la aplicación de pruebas de auditoría diseñadas en el programa de trabajo, en la Etapa de Planificación del Trabajo de Auditoría Interna.

3.      Causa

La causa responde a la pregunta: ¿Por qué ocurrió la desviación?

La causa se obtiene de la desviación o diferencia entre el criterio y la condición. Es la razón por la cual “lo que realmente ocurre” es diferente a “lo que debe o debería ser”. Su adecuada identificación es fundamental para posteriormente entregar recomendaciones claras, constructivas y que agreguen valor contribuyendo a mitigar o eliminar el efecto. Es importante determinar la causa raíz de esta “diferencia”. Para ello se debe identificar y analizar la causa primaria, en lugar de limitarse a la descripción de los síntomas del problema. El síntoma es un indicador de un problema, y no la causa del problema en sí.

Ejemplo: Los ingresos por ventas disminuyen como resultado de la mala calidad de los productos y servicios ofrecidos, generando una baja motivación entre el personal del área de ventas. La causa del problema es la deficitaria calidad de los productos y servicios. El síntoma es la baja motivación de las personas. Por lo tanto, formular y aplicar un plan especial para subir la motivación del personal del área de ventas no solucionan nada el problema, el énfasis de la solución al problema debe estar en la mejora de la calidad de los productos y servicios, de acuerdo a los requerimientos delos clientes y el mercado.

Si la condición ha persistido por un largo período de tiempo o se está intensificando, también se deben describir las causas que contribuyen a que se produzca esta situación. Existen diversas técnicas o herramientas que pueden ayudar a analizar y determinar la causa raíz de un hallazgo, algunas de ellas son simples y otras más complejas; el uso adecuado de estas dependerá del criterio profesional del auditor interno.

Algunos ejemplos de estas herramientas incluyen:

·         Los Cinco Porqués.

·         Modo de Fallo y Análisis de los Efectos.

·         Diagrama SIPOC (su nombre se deriva de las siglas en inglés Suppliers (proveedores). Inputs(entradas), Process (proceso), Outputs (salidas),Customers (clientes)).

·         Diagramas de Flujo.

·         Diagramas Fishbone o Espina de Pescado.

·         Indicadores Fundamentales para la Calidad.

·         Diagrama de Pareto.

·         Correlación Estadística.

4.      Efectos Reales o Potenciales

El efecto responde a la pregunta: ¿Cuál es o puede ser la consecuencia o impacto para la materia auditada ante la materialización de un riesgo que no está debidamente controlado o administrado?

El efecto también se obtiene de la diferencia entre el criterio y la condición. Es la consecuencia o impacto producido por dicha diferencia y demuestra la importancia de la condición al describirse el riesgo o exposición en que se encuentra la organización.

El efecto se puede describir en términos cuantitativos tales como pesos, horas, o número de transacciones; en términos cualitativos, describiendo la forma en que la ejecución de un programa originó cambios en las condiciones físicas, sociales, o condiciones económicas reales; o como una combinación de términos cuantitativos y cualitativos.

Los efectos deben ser concretos y realistas, de modo talque el Jefe de Servicio logre dimensionar su impacto en forma adecuada. Los efectos deben estar asociados al hallazgo específico, evitándose describir en el informe efectos genéricos, tales como “imposibilita cumplir el objetivo del proceso”. Los efectos reales o potenciales deben considerar diversos ámbitos como el económico, patrimonial e imagen organizacional, entre otros.

Los efectos se pueden describir en términos reales, potenciales o una combinación de ellos. En el caso quesea factible, es muy recomendable cuantificar el impacto consecuencia, puesto que es muy útil para el Jefe de Servicio y su equipo directivo, conocer en números, el alcance o impacto de los efectos. Si el efecto real no puede ser determinado, también es útil para demostrarla importancia de las consecuencias, proyectar los efectos potenciales que podrían producirse de no tomar medidas correctivas en forma oportuna. También es posible analizar los efectos de acuerdo al impacto que tienen en el tiempo para la materia auditada y para la organización.