INFORME DE AUDITORIA INTERNA

El informe de auditoría interna es el registro que se deriva de la realización de dicha auditoría, pero podemos hacer de este informe una herramienta que nos permita iniciar más acciones de mejora que la mera corrección de las no conformidades detectadas.

a preparación del informe es responsabilidad del Auditor Jefe, que es en última estancia el encargado de la redacción y / o aprobación de las no conformidades que aparecerán en el informe. Evidentemente, recibirá el apoyo del resto del equipo auditor para realizar el informe con la mayor cantidad de datos posibles, sobre todo aquellos que permitan establecer acciones de mejora.

Sobre la preparación del informe, lo primero que hay que tener en cuenta es que debe realizarse lo antes posible, e intentar no retrasarse más de 15 días. Cuanto más tiempo pasa entre la conclusión de la auditoría y la elaboración del informe, más detalles se olvidan y oportunidades de mejora se pueden quedar sin registrar. Esto también sirve para los auditados, ya que pueden olvidar parte de los comentarios realizados en la auditoría interna.

El contenido mínimo que debería incluirse en el informe de auditoría aparece en la norma ISO 19011, y debería ser:

• Objetivo de la auditoría
• Alcance de la auditoría (incluyendo procesos, departamentos, delegaciones, etc)
• Criterios de auditoría: Normas y Sistema de gestión ante los que comparamos los hallazgos de auditoría.
• Equipo auditor, con nombres, apellidos y figura que ocupa en el equipo.
• Fechas y lugares en las que se realizó la auditoría
• Hallazgos y evidencias de la auditoría: Es muy recomendable que la exposición de los hallazgos y evidencias se hagan siguiendo el orden del Sistema de Gestión y / o de las normas de aplicación, de forma que permita una fácil identificación de los requisitos cumplidos / incumplidos.
• Conclusiones sobre el Sistema auditado
• Declaración del grado de cumplimiento del sistema auditado sobre los criterios de auditoría

También se puede incluir en el informe:

• un listado de distribución del informe de auditoría
• la adecuación del plan de auditoría a la realización de la misma
• una declaración de confidencialidad de los auditores
• las acciones sin resolver entre auditores y auditados
• los planes de mejora ya establecidos
• los puntos fuertes del Sistema
• y los problemas encontrados en el desarrollo de la auditoría (para tener en cuenta en la próxima planificación de auditorías):
• partes del Sistema de Gestión o de los procesos / departamentos / delegaciones que no se han podido auditar
• problemas con desplazamientos (aviones, trenes, etc)
• problemas de manutención de auditores y auditados (alojamiento, comidas, etc)

Las Normas establecen que los informes de auditoría interna deben incluir los objetivos y alcance del trabajo así como las conclusiones correspondientes, las recomendaciones, y los planes de acción.

Si bien el formato y contenido de las comunicaciones finales del trabajo varían según la organización o el tipo de trabajo, deben contener, como mínimo, el propósito, alcance y resultados del trabajo.

Los informes finales del trabajo pueden incluir antecedentes y resúmenes. Los antecedentes pueden identificar las unidades y actividades revisadas de la organización y proporcionar información aclaratoria. También pueden incluir la situación de las observaciones, conclusiones y recomendaciones de informes anteriores. Asimismo, pueden indicar si el informe se refiere a un trabajo planificado o si responde a una petición.

Otros aspectos importantes son:

• Propósito describe los objetivos del trabajo y puede informar al lector sobre las razones que motivaron la realización del trabajo y lo que se esperaba conseguir.
• Alcance identifica las actividades auditadas y puede incluir información de soporte, como por ejemplo el período revisado y las actividades relacionadas que no fueron revisadas, con el fin de definir los límites del trabajo. También puede describir la naturaleza y extensión del trabajo realizado.
• Resultados incluyen observaciones, conclusiones, opiniones, recomendaciones y planes de acción.