NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

Las notas a los Estados Financieros representan aclaraciones o explicaciones de hechos o situaciones cuantificables o no que se presentan en el movimiento de las cuentas, las mismas que deben leerse conjuntamente a los Estados Financieros para una correcta interpretación. Asimismo representan información importante para los inversores que deseen comprar acciones de una compañía a través del Mercado Bursátil, ya que por lo general muestran información relevante a considerar que determinará el comportamiento del valor de las acciones.

Las notas a los estados financieros representan la difusión de cierta información que no está directamente reflejada en dichos estados, y que es de utilidad para que los usuarios tomen decisiones con una base clara y objetiva. Esto no implica que estas notas explicativas sean un estado financiero, ya que según la normatividad vigente no lo son, más bien forman parte integral de ellos como parte del análisis, siendo obligatoria su presentación. Por otro lado estas notas representan revelaciones aplicables a saldos de transacciones u otros eventos significativos, que deben observarse para preparar y presentar los estados financieros cuando correspondan.

Cada nota debe ser identificada claramente y presentada dentro de una secuencia lógica, guardando en lo posible el orden de los rubros de los estados financieros con la finalidad de poder relacionarlos, el detalle de algunas notas se presenta a continuación:

La nota inicial de identificación de la empresa y su actividad económica.

Declaración sobre el cumplimiento de las NIC oficializadas en el país donde se confeccionen los Estados Financieros.

Notas sobre las políticas contables importantes utilizadas por la empresa para la preparación de los estados financieros.

Notas de carácter específico por las partidas presentadas en los estados financieros.

Otras notas de carácter financiero o no financiero requeridas por las normas, y aquellas que a juicio del directorio y de la gerencia de la empresa se consideren necesarias para un adecuado entendimiento de la situación financiera y el resultado económico.

Esta información constituye lo indispensable que deberá proporcionar la empresa adjunto a los Estados Financieros y constituyen notas de carácter general, sin embargo, en caso de existir revelaciones importantes estas deberán presentarse de acuerdo a los criterios establecidos en la NIC 10 “Sucesos Posteriores a la Fecha del Balance General” y NIC 24 “Revelaciones de Entidades Vinculadas”.

Adicionalmente existen notas explicativas que se refieren tanto a las cifras del ejercicio actual como a las cifras comparativas presentadas respecto del ejercicio anterior.

Otras informaciones a revelar en las Notas:

Es necesario que la entidad revele en las notas, información importante relacionada con el importe de los dividendos propuestos o acordados antes de que los Estados Financieros hayan sido autorizados para su publicación; importes que en su momento no hayan sido reconocidos como distribución a los poseedores de instrumentos de participación en el patrimonio neto durante el periodo, así como los importes correspondientes por acción. Debe también revelarse el importe de cualquier dividendo preferente de carácter acumulativo que no haya sido reconocido.

Asimismo si fuera el caso, el ente económico informará de otros datos relativos a ella, si estos no ha sido objeto de revelación en otra parte de la información publicada con los estados financieros; datos como el domicilio y forma legal de la entidad, así como el país en que se ha constituido y la dirección de su sede social (o el domicilio principal donde desarrolle sus actividades, si fuese diferente de la sede social), la descripción de la naturaleza de la operación de la entidad, así como de sus principales actividades, el nombre de la entidad controladora directa y de la controladora última del grupo; son de vital importancia para conocer la actividad y sector en el cual se desempeña la empresa.

INFORMES DE AUDITORIA

El informe de auditoría, es la forma en que se concreta el trabajo realizado por el auditor durante el período de visita al cliente y el tiempo de trabajo en oficina.

El informe de Auditoría en su preparación, como factores relevantes, debe considerar lo siguiente:

1. La información financiera debe haber sido preparada utilizando principios de contabilidad generalmente aceptados,

2. Estos principios deben haber sido aplicados uniformemente.

3. Se refiere a la presentación razonable de la situación financiera, los resultados y el flujo de efectivo.

4. Hacer referencia a otros auditores en el informe de auditoría, cuando corresponda.

5. Información financiera comparativa.

TIPOS DE INFORMES

1. INFORME ESTÁNDAR OPINIÓN ESTÁNDAR

El informe estándar del auditor declara que los estados financieros presentan razonablemente, en todos los aspectos significativos, la situación financiera de la entidad, los resultados de su operación y el flujo de efectivo, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.

PÁRRAFO EXPLICATIVO

Son párrafos que se agregan al informe estándar. Existen ciertas circunstancias en las que es

necesario que el auditor agregue un párrafo explicativo a su informe, sin que ello constituya la

expresión de una salvedad.

2. INFORME NO ESTÁNDAR

OPINIÓN CON SALVEDADES

Una opinión con salvedades declara que excepto por los efectos del asunto a que se refiere la salvedad, los estados financieros presentan, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la entidad, los resultados de sus operaciones y el flujo de efectivo, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.

OPINIÓN ADVERSA

Una opinión adversa declara que los estados financieros no presentan razonablemente, ni la situación financiera de la entidad, ni los resultados de sus operaciones, ni el flujo de efectivo, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.

ABSTENCIÓN DE OPINIÓN

Una abstención de opinión declara que el auditor no expresa una opinión sobre los estados financieros.

PARTES DEL INFORME DE AUDITORIA

1. Opinión o dictamen del auditor

2. Estados Financieros

3. Notas a los Estados Financieros

• Constitución de sociedad
• Criterios Contables aplicados
• Notas a las cuentas del balance

NIA 720- RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR CON RESPECTO A OTRA 

INFORMACIÓN INCLUIDA EN LOS DOCUMENTOS QUE CONTIENEN LOS 

ESTADOS FINANCIEROS AUDITADOS

La norma internacional de auditoria 720 aborda las responsabilidades del auditor en relación a otra información en documentos que contienen estados financieros auditados y el dictamen correspondiente del auditor. Aunque el auditor no tiene la responsabilidad de considerar otra información ni determinar si es apropiada y pertinente para la formación de su opinión; el auditor puede determinar necesario considerar otra información para soportar la credibilidad de los estados financieros.

OBJETIVO

El auditor debe responder oportunamente y apropiadamente cuando los documentos que contienen los estados financieros auditados y el dictamen del auditor incluyen otra información que puede afectar su credibilidad.

REQUISITOS

Consideración de otra información: El auditor debe leer toda la otra información para determinar si existe alguna inconsistencia de importancia relativa con los estados financieros. Para esto, el auditor en lo posible debe tener acceso a esta otra información antes de la presentación del dictamen, y así poder responder adecuadamente a las posibles inconsistencias materiales y errores de hecho.

Inconsistencias materiales: Si el auditor, al revisar la otra información encuentra inconsistencias materiales, deberá determina si es necesaria una revisión a los estados financieros auditados o a la otra información. Cuando esa revisión es necesaria y la administración se niega a hacerla el auditor deberá modificar la opinión, así como lo establecen las normas internacionales de auditoria, comunicarlo a los encargados del gobierno corporativo cuando sea posible, y describir la situación en un párrafo de otro asunto en el dictamen. Si la situación lo exige el auditor podrá retener el dictamen o retirarse del trabajo, cuando sea posible de acuerdo a las normas y regulaciones pertinentes.

Errores materiales de hecho: Cuando el auditor encuentra errores materiales de hecho durante su revisión de la otra información, debe comunicarlo y discutirlo con la administración, y si es necesario la administración puede consultar a una tercera parte calificada, para tomar las decisiones adecuadas.

NIA 800- CONSIDERACIONES ESPECIALES, AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS PREPARADOS DE ACUERDO A UN MARCO PARA PROPÓSITO ESPECIAL

La norma internacional de auditoria 800 presenta las consideraciones especiales para auditorias de un juego completo de estados financieros preparados de acuerdo con un marco de referencia de propósito especial.

OBJETIVO

El auditor al aplicar las normas internacionales de auditoria, debe tener en cuenta las consideraciones especiales en una auditoria de estados financieros preparados de acuerdo a un marco de referencia de propósito especial. Consideraciones importantes para la aceptación del trabajo, la planificación y ejecución de la auditoria, y la formación de una opinión y presentación del dictamen de los estados  financieros.

REQUISITOS

Consideraciones al aceptar el trabajo: Para la aceptar el trabajo el auditor debe obtener un entendimiento del propósito para el que están preparados los estados financieros, usuarios previstos y las medidas tomadas por la administración para determinar que el marco de referencia de propósito especial está acorde a las circunstancias.

Consideraciones al planear y realizar la auditoria: Cuando el auditor va a planear y realizar la auditoria de estados financieros de acuerdo a un  marco de referencia de propósito especial, debe determinar si la aplicación de las normas internacionales requieren consideraciones especiales de acuerdo a las circunstancias en que se desarrolla el trabajo. Por esta razón el auditor debe entender cualquier interpretación importante referente a contratos que la administración haya considerado para para la elaboración de los estados financieros.

Opinión y consideraciones del dictamen: Para la formación de su opinión y dictaminar sobre los estados financieros, el auditor debe tener en cuenta la norma internacional de auditoria 700, la cual establece que el auditor debe evaluar si los estados financieros describen apropiadamente el marco de referencia de información financiera aplicable, y en el caso de los estados preparados de acuerdo con las disposiciones de un contrato, deben incluirse las interpretaciones importantes del mismo.

De la misma manera el marco de referencia establece la forma y contenido del dictamen del auditor, el cual debe presentar el propósito de la preparación de los estados financieros y referenciar los usuarios previstos, responsabilidad de la administración, y un párrafo de énfasis exponiendo a los usuarios que los estados financieros estas preparados de acuerdo a un marco de referencia de propósito especial.

NIA 706- PÁRRAFOS DE ÉNFASIS Y PÁRRAFOS SOBRE OTRAS CUESTIONES EN EL INFORME EMITIDO POR UN AUDITOR INDEPENDIENTE.

Esta nía trata de las comunicaciones adicionales en el informe de auditoría cuando el auditor lo considere para llamar la atención de los usuarios sobre una cuestión o cuestiones presentados o revelados en los estados financieros.

El objetivo del auditor, una vez formada una opinión sobre los estados financieros, es llamar la atención de los usuarios, cuando a su juicio sea necesario, por medio de una clara comunicación adicional en el informe de auditoría. Una cuestión que, aunque esté adecuadamente presentada o revelada en los estados financieros, sea de tal importancia que resulte fundamental para que los usuarios comprendan los estados financieros.

Párrafo de énfasis: un párrafo incluido en el informe de auditoría que se refiere a una cuestión presentada o revelada de forma adecuada en los estados financieros y que, a juicio del auditor, es de tal importancia que resulta fundamental para que los usuarios comprendan los estados financieros.

Párrafo sobre otras cuestiones: un párrafo incluido en el informe de auditoría que se refiere a una cuestión distinta de las presentadas o reveladas en los estados financieros y que, a juicio del auditor, es relevante para que los usuarios comprendan la auditoría, las responsabilidades del auditor o el informe de auditoría.

Al igual que para la NIA 705 la nueva propuesta no presenta grandes cambios salvo los derivados de las modificaciones en la NIA 700 (Revisada) y 701. Sin embargo, se establecen ciertas aclaraciones:

El auditor no deberá utilizar un Párrafo de Énfasis o un Párrafo sobre Otros Asuntos para aquellos casos determinados como Asuntos Importantes de Auditoría en conformidad con la NIA 701.

Se facilita el entendimiento del usuario sobre la diferencia entre el Párrafo de Énfasis y los Asuntos Importantes de Auditoría.

NIA 710-  INFORMACIÓN COMPARATIVA, CIFRAS CORRESPONDIENTES Y ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS

La norma internacional de auditoria 710 presenta las responsabilidades del auditor en relación a la información comparativa en una auditoria de estados financieros. La naturaleza de la información comparativa depende del marco de referencia de información financiera aplicable, y el auditor puede distinguir dos formas de esta responsabilidad de informar, las cifras correspondientes y estados financieros comparativos. Esta diferencia se hace evidente en los dictámenes de auditoria; para las cifras correspondientes la opinión de los estados financieros se refiere al periodo actual, mientras que para los estados financieros comparativo la opinión debe referirse a cada periodo por el cual se presentan los estados financieros. 

OBJETIVO

El auditor debe obtener la suficiente y apropiada evidencia de auditoria sobre si la información comparativa incluida en los estados financieros esta presentada de acuerdo al marco de referencia de información financiera aplicable y cumple con los requisitos pertinentes. Por consiguiente el auditor debe presentar su dictamen de acuerdo a las responsabilidades de dictaminar del auditor.

REQUISITOS

Procedimientos de auditoria: El auditor debe determinar si los estados financieros incluyen información comparativa de ejercicios anteriores y si esta información está organizada adecuadamente. Para esto el auditor debe evaluar si los montos y revelaciones presentados concuerdo con los establecidos en ejercicio anterior, y si están acorde a las políticas contables aplicables. En caso de que se haya realizado algún cambio en las políticas, el auditor debe determinar si se llevaron a cabo los cambios pertinentes.

De la misma manera el auditor deberá llevar a cabo los procedimientos de auditoria necesarios para obtener la suficiente y apropiada evidencia sobre si existen representaciones erróneas de representación errónea en la información comparativa.

Dictamen de auditoria: Cuando se presentan cifras correspondientes, el auditor deberá incluirla en su opinión si el dictamen del auditor del ejercicio anterior incluye una opinión con salvedad, una opinión negativa o una abstención de opinión, y el asunto especificado no fue resuelto. Así mismo cuando los estados financieros presentaron representaciones erróneas de importancia relativa y la opinión o fue previamente modificada y las cifras correspondientes no fueron debidamente corregidas.

Si los estados financieros del ejercicio anterior fueron auditados por otro auditor, el auditor puede referirse al dictamen del auditor, siempre y cuando sea posible de acuerdo a  las normas y regulaciones aplicables. Para esto el auditor deberá presentarlo en un parrado de otro asunto en el dictamen que los estados financieros fueron auditados por otro auditor, su tipo de opinión y si se realizó alguna modificación las razones para hacerlo, y fecha del dictamen.

Cuando los estados financieros del ejercicio anterior no fueron auditados, también el auditor deberá declararlo en el dictamen en un párrafo de otro asunto.

DICTÁMENES DE AUDITORIA

El dictamen de auditoria puede hacer referencia a la opinión o el juicio que un auditor hace al realizar una Auditoria Externa. Dicha opinión puede ser de cuatro tipos diferentes:

* Dictamen sin salvedades: Se da cuando el resultado del Balance General, los Estados de Cambio y de Resultado son considerados correctos o razonables por parte del auditor; es decir, que cumplen con lo establecido en los principios de contabilidad.

* Dictamen con salvedades: Al terminar su labor, el auditor descubre que si bien los balances han devuelto un resultado razonable pero existen algunos hilos que desvelan una posible pérdida o salvedad en las acciones realizadas por la empresa.

* Dictamen adverso: Cuando los balances no devuelven un resultado razonable o no se han cumplido los principios fundamentales de la contabilidad, tiene lugar este tipo de dictamen. En él, el Auditor Externo explica cuáles son las irregularidades y ofrece posibles soluciones a las mismas.

* Dictamen con abstención de opinión: Se da cuando el Auditor se encuentra restringido por parte de la empresa a investigar ciertos aspectos que podrían ayudar a resolver los inconvenientes o irregularidades que haya podido notar en el resultado del Balance. Al no tener acceso a los detalles importantes de las transacciones, el auditor debe optar por una decisión imparcial.

Es importante señalar que una auditoría consiste en el examen, basándose en claras pruebas que se desprenden de cada una de las acciones financieras que haya realizado la empresa, de los estados financieros de una compañía.

NIA 700- FORMACIÓN DE LA OPINIÓN Y EMISIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de la responsabilidad que tiene el auditor de formarse una opinión sobre los estados financieros. También trata de la estructura y el contenido del informe de auditoría emitido como resultado de una auditoría de estados financieros. Esta NIA es aplicable a las auditorías de estados financieros correspondientes a periodos terminados a partir del 15 de diciembre de 2016.

La guía de aplicación de la NIA 700 (Revisada) en su estrato A14, explica que el anexo de esta NIA contiene ejemplos de informes de auditoría de estados financieros a los que se han incorporado los elementos señalados en los apartados 20-48, donde se establece que la primera sección del informe de auditoría es la “Opinión del auditor” y que seguidamente se exprese el “Fundamento de la opinión” (resaltado nuestro). Excepto en el caso de las secciones "Opinión" y "Fundamento de la opinión", esta NIA no establece requerimientos para la ordenación de los elementos del informe de auditoría. No obstante, requiere la utilización de títulos específicos, cuyo objetivo es facilitar la identificación de los informes de auditoría que se refieren a auditorías realizadas de conformidad con las NIA

La sección "Fundamento de la opinión" proporciona un contexto importante para la opinión del auditor. En consecuencia, esta NIA requiere que la sección "Fundamento de la opinión" se sitúe inmediatamente después de la sección "Opinión" en el informe de auditoría.

• En el nuevo informe del auditor, tendrá una ubicación destacada la opinión del auditor.
• Informe del auditor sobre el negocio en marcha, incluyendo una conclusión sobre lo apropiado del uso de la administración de las bases contables de negocio en marcha, en la preparación de los estados financieros, y una declaración de si se ha identificado alguna incertidumbre material que haga surgir una duda significativa sobre la capacidad de la entidad de continuar como negocio en marcha.
• Mejora de la descripción de las responsabilidades del auditor y de las características importantes de la auditoría.

NIA 705- OPINIÓN MODIFICADA

Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de la responsabilidad que tiene el auditor de emitir un informe adecuado en función de las circunstancias cuando, al formarse una opinión de conformidad con la NIA 700 (Revisada), concluya que es necesaria una opinión modificada sobre los estados financieros. Esta NIA también trata del modo en que la estructura y el contenido del informe de auditoría se ven afectados cuando el auditor expresa una opinión modificada. En todos los casos, los requerimientos de información de la NIA 700 (Revisada) son aplicables y no se repiten en esta NIA, salvo que sean tratados de modo explícito o sean modificados por los requerimientos de esta NIA. La NIA 705 (Revisada) es aplicable a las auditorías de estados financieros correspondientes a periodos terminados a partir del 15 de diciembre de 2016.

¿Cuáles son los tipos de opinión modificada?

Esta NIA establece tres tipos de opinión modificada, denominadas:

• Opinión con salvedades,
• Opinión desfavorable (adversa) y
• Denegación (abstención) de opinión.

¿Por qué es importante esta NIA 705 ?

Es importante porque el auditor debe expresar, con claridad, una opinión modificada adecuada sobre los estados financieros cuando; el auditor no pueda obtener evidencia de auditoría suficiente y además estén libres de incorrección material.

¿En qué situaciones se requiere la opinión modificada en un informe de auditoría?

• Cuando concluya, sobre la base de la evidencia de auditoría obtenida, que los estados financieros en su conjunto no están libres de incorrección material; o 
• No pueda obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada para concluir que los estados financieros en su conjunto están libres de incorrección material. 

¿Cómo determinar el tipo de opinión modificada?

Opinión con salvedades: Existen dos posibilidades:

• Cuando se concluya que las incorrecciones, individualmente o de forma agregada, son materiales, pero no generalizadas, para los estados financieros.
• Cuando se concluye que los posibles efectos sobre los estados financieros de las incorrecciones no detectadas, si las hubiera, podrían ser materiales, aunque no generalizados.

Opinión desfavorable (adversa): es cuando se obtiene evidencia de auditoría suficiente y adecuada, pero se concluya que las incorrecciones, individualmente o de forma agregada, son materiales y generalizadas en los estados financieros.

Denegación (abstención) de opinión: Cuando no pueda obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada en la que basar su opinión y concluya que los posibles efectos sobre los estados financieros de las incorrecciones no detectadas, si las hubiera, podrían ser materiales y generalizados.

¿Cuál sería la estructura y contenido del informe con opinión modificada?

Cuando el auditor exprese una opinión modificada, la sección de opinión tendrá el título “Opinión con salvedades”, “Opinión desfavorable (adversa)” o "Denegación (abstención) de  opinión”, según corresponda. 

Cuando el auditor exprese una opinión modificada sobre los estados financieros, además de los elementos específicos requeridos por la NIA 700.

Sustituirá el título "Fundamento de la opinión" requerido por el apartado 28 de la NIA 700, por "Fundamento de la opinión con salvedades", "Fundamento de la opinión desfavorable (adversa)" o "Fundamento de la denegación (abstención) de opinión", según corresponda;

Dentro de dicha sección, incluirá una descripción de la cuestión que motiva la opinión modificada.

INFORMES GERENCIALES

Esta información tiene vital importancia para quienes administran empresas y desean cotejar el tipo de información que reciben de sus diferentes departamentos. También para ayudar a resolver problemas empresariales de gestión.

Los informes gerenciales están íntimamente relacionados con la información clave que necesita la gerencia y lo socios para conocer y hacer seguimiento al resultado de la gestión y procesos de una empresa en un tiempo determinado, algunos pueden ser diarios, semanales, trimestrales, anuales.

Con la velocidad de las comunicaciones y la automatización de los procesos la información adecuada debería recibirla la gerencia diariamente. Para evitar recibir información que no se tiene tiempo de leer, los puntos claves deberían ser muy concretos y prácticos, dependiendo de quien la recibe y la responsabilidad con que actuara según estos datos.

Objetivo de los Informes Gerenciales

El propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar. Los informes pueden ser públicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la educación o la ciencia.

Información

Un sistema de información es un conjunto organizado de elementos, que pueden ser personas, datos, actividades o recursos materiales en general. Estos elementos interactúan entre sí para procesar información y distribuirla de manera adecuada en función de los objetivos de una organización.

Desde un punto de vista empresarial, los sistemas de información pueden clasificarse de diversas formas. Existen, por ejemplo, sistemas de procesamiento de transacciones (que gestionan la información respecto a las transacciones producidas en una empresa), sistemas de información gerencial (para solucionar problemas empresariales en general), sistemas de soporte a decisiones (analizan las distintas variables de negocio para la toma de decisiones), sistemas de información ejecutiva (para los directivos), sistemas de automatización de oficinas (aplicaciones que ayudan en el trabajo administrativo) y sistemas expertos (que emulan el comportamiento de un especialista en un dominio concreto).

La estructura

El informe consiste en una concatenación ordenada de ideas que se pueden sintetizar en tres o cuatro puntos centrales, en donde se defiende una tesis que queda completamente clara en la primera lectura del mismo. La estructura debe permitir retener los puntos principales del mismo en una lectura rápida, casi en diagonal. Y, si la extensión del informe no lo permite, se debe optar por la fórmula del resumen ejecutivo.

La más eficaz es la estructura clásica de toda redacción (introducción, nudo y desenlace) a su vez, desmenuzable en distintos pasos. Por tanto, selecciona tus ideas, el objetivo que persiguen, asígnales los datos que les corresponda (tablas, gráficos, recuadros...) y comienza a redactar siguiendo la estructura definida.

Partes del informe I

La introducción. Presenta la situación objeto del informe y le proporciona al lector la información básica para comprender el resto del documento.

Los antecedentes. Reflejan las razones que nos han llevado a elaborar ese informe. En definitiva, se trata de poner al lector en antecedentes, aportando los datos, recursos o metodologías anteriores que han influido en el tema a tratar. También se destacarán las partes pertinentes del estudio DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) que fue aplicado previamente y que podrían revisarse en este nuevo informe.

La metodología. En este apartado, hay que incluir información sobre el método que hemos usado o pretendemos emplear para abordar el tema propuesto en ese informe. Se detallan todos los procedimientos que lo envuelven presentándolos al lector como idóneos. También es necesario explicar todos los vocablos técnicos utilizados con paréntesis y pies de página para que su significado quede claro a cualquier perfil de lector.

Los resultados. Señalan “lo que hay”, las realidades positivas o negativas que han surgido como consecuencia del empleo de la metodología propuesta y los antecedentes expuestos. En esta parte, los gráficos y tablas pueden ser muy informativos, pero conviene alternarlos con texto para no recargarlo de cifras.

Partes del informe II

Las limitaciones. Mencionan los datos o fuentes que no se han podido incluir o no se han podido consultar o contrastar al redactarlo. Son las carencias que presentan las soluciones aportadas en ese informe.

Las conclusiones. Es una de las partes más esclarecedoras del informe. El autor presentará las conclusiones a las que ha llegado para lograr modificar la realidad o la situación objeto de análisis.

Las recomendaciones. Este apartado debe ser una herramienta útil para la empresa. Nuestra visión de expertos debe quedar patente recomendando pautas y soluciones con el fin de que sean ejecutadas por quienes corresponda tomar partido. El autor del informe aborda compromisos fruto de sus reflexiones y análisis previos.

Información complementaria. En los anexos deberíamos siempre contar con algunas citas de fuentes secundarias, contrastes con otros datos, comparativas con empresas y fuentes fidedignas para reforzar la tesis central que se expresará en el nudo del informe. Además se debe proponer al lector cómo localizar las fuentes originales utilizadas en el informe (documentos o webs).

Cómo organizarlo

Portada. El título es el primer elemento de atracción. Elígelo informativo, llamativo y sugerente, apoyado en un subtítulo explicativo. Que sean imaginativos. También pueden incluirse portadillas para separar distintos capítulos. Una buena encuadernación es fundamental. Detalles como añadir el logo y color corporativos son, a menudo, aconsejables.

Índice. Sirve para numerar los contenidos del informe y sus correspondientes epígrafes. Luego vendrá el cuerpo del informe y el opcional apartado de anexos debidamente paginado. Puede añadirse un índice de tablas y gráficos.

Gráficos, estadísticas, encuestas... Todos los documentos útiles para la comprensión del informe (encuestas, cuestionarios, fotografías...) tendrán cabida, sobre todo al final del documento, para no recargarlo. Aportan información numérica, resumen largas parrafadas o muestran ideas explicativas de cómo se encadenan las ideas.

Detalles estéticos. Usa un tamaño de letra que no desafíe la visión (Arias o Times en cuerpo 11 ó 12), un interlineado cómodo (desaconsejado el doble para los informes, frente al sencillo o de 1,5 líneas) y márgenes y espacios entre párrafos holgados para que descanse la vista. Desaconsejados los subrayados y preferibles la negrita, viñetas y símbolos para resaltar datos.

Los datos necesarios en un informe son:

• Nombre del gerente

• Nombre de los auxiliares responsables (Administradores y contadores)

• Fecha

• Dirección de la sucursal o de la empresa

• Fuentes

• Recomendaciones

• Anexos correspondientes.

INFORME DE AUDITORIA INTERNA

El informe de auditoría interna es el registro que se deriva de la realización de dicha auditoría, pero podemos hacer de este informe una herramienta que nos permita iniciar más acciones de mejora que la mera corrección de las no conformidades detectadas.

a preparación del informe es responsabilidad del Auditor Jefe, que es en última estancia el encargado de la redacción y / o aprobación de las no conformidades que aparecerán en el informe. Evidentemente, recibirá el apoyo del resto del equipo auditor para realizar el informe con la mayor cantidad de datos posibles, sobre todo aquellos que permitan establecer acciones de mejora.

Sobre la preparación del informe, lo primero que hay que tener en cuenta es que debe realizarse lo antes posible, e intentar no retrasarse más de 15 días. Cuanto más tiempo pasa entre la conclusión de la auditoría y la elaboración del informe, más detalles se olvidan y oportunidades de mejora se pueden quedar sin registrar. Esto también sirve para los auditados, ya que pueden olvidar parte de los comentarios realizados en la auditoría interna.

El contenido mínimo que debería incluirse en el informe de auditoría aparece en la norma ISO 19011, y debería ser:

• Objetivo de la auditoría
• Alcance de la auditoría (incluyendo procesos, departamentos, delegaciones, etc)
• Criterios de auditoría: Normas y Sistema de gestión ante los que comparamos los hallazgos de auditoría.
• Equipo auditor, con nombres, apellidos y figura que ocupa en el equipo.
• Fechas y lugares en las que se realizó la auditoría
• Hallazgos y evidencias de la auditoría: Es muy recomendable que la exposición de los hallazgos y evidencias se hagan siguiendo el orden del Sistema de Gestión y / o de las normas de aplicación, de forma que permita una fácil identificación de los requisitos cumplidos / incumplidos.
• Conclusiones sobre el Sistema auditado
• Declaración del grado de cumplimiento del sistema auditado sobre los criterios de auditoría

También se puede incluir en el informe:

• un listado de distribución del informe de auditoría
• la adecuación del plan de auditoría a la realización de la misma
• una declaración de confidencialidad de los auditores
• las acciones sin resolver entre auditores y auditados
• los planes de mejora ya establecidos
• los puntos fuertes del Sistema
• y los problemas encontrados en el desarrollo de la auditoría (para tener en cuenta en la próxima planificación de auditorías):
• partes del Sistema de Gestión o de los procesos / departamentos / delegaciones que no se han podido auditar
• problemas con desplazamientos (aviones, trenes, etc)
• problemas de manutención de auditores y auditados (alojamiento, comidas, etc)

Las Normas establecen que los informes de auditoría interna deben incluir los objetivos y alcance del trabajo así como las conclusiones correspondientes, las recomendaciones, y los planes de acción.

Si bien el formato y contenido de las comunicaciones finales del trabajo varían según la organización o el tipo de trabajo, deben contener, como mínimo, el propósito, alcance y resultados del trabajo.

Los informes finales del trabajo pueden incluir antecedentes y resúmenes. Los antecedentes pueden identificar las unidades y actividades revisadas de la organización y proporcionar información aclaratoria. También pueden incluir la situación de las observaciones, conclusiones y recomendaciones de informes anteriores. Asimismo, pueden indicar si el informe se refiere a un trabajo planificado o si responde a una petición.

Otros aspectos importantes son:

• Propósito describe los objetivos del trabajo y puede informar al lector sobre las razones que motivaron la realización del trabajo y lo que se esperaba conseguir.
• Alcance identifica las actividades auditadas y puede incluir información de soporte, como por ejemplo el período revisado y las actividades relacionadas que no fueron revisadas, con el fin de definir los límites del trabajo. También puede describir la naturaleza y extensión del trabajo realizado.
• Resultados incluyen observaciones, conclusiones, opiniones, recomendaciones y planes de acción.

INFORMES TÉCNICOS

Es la exposición de información práctica y útil, de datos y hechos dirigidos, ya sea a una persona, una empresa u organización, sobre una cuestión o asunto que debe ser reportada

Estructura

El informe técnico debe contener la información necesaria para que un receptor calificado pueda evaluar la situación, proponer cambios y dar recomendaciones. La estructura debe de facilitar el seguimiento, el análisis y la comprensión del mismo, siendo clara y de rápida elaboración.

Introducción: en esta sección se aclara el tema, se fijan los objetivos y el propósito del informe. Es importante establecer una cronología de los hechos y ubicar al lector temporalmente. Además, se expone el marco conceptual que se utilizará y se vincula con el tema o problema central. Finalmente, se indican informes previos o consideraciones generales del estado inicial del problema con el propósito de evitar decisiones inadecuadas o rápidas conclusiones. 

Desarrollo: en este apartado, se presenta el estudio del origen y causas del problema. Además, presenta una evaluación de alternativas, es decir, expone la propuesta y análisis de las diferentes opciones para poder resolver la cuestión expuesta. 

Conclusiones: es la parte más importante del informe técnico. Debe quedar claro el origen del problema, su trascendencia, evolución y las soluciones posibles. Finalmente, debe contener las recomendaciones indicando los niveles de riesgos y los ajustes tentativos. 

Anexos: información extra como fotografías, planos, otros informes técnicos, etc. 

Bibliografía o lista de referencias.

Pasos para la elaboración del informe técnico 

1. Identificar el problema, el posible origen y las causas. Describirlos de la forma más completa y clara posible.

2. En caso de requerirlo, definir o desarrollar el marco teórico. 

3. Estructurar y organizar la información. 

4. Redactar una propuesta de soluciones. 

5. Redactar las recomendaciones y valoraciones. 

6. Agregar los anexos y la bibliografía.

TÉRMINOS DEL TRABAJO DE AUDITORIA (NIA 210)

El NIA 210, habla de las responsabilidades que tiene el auditor al acordar los términos del encargo de auditoría con la dirección y, cuando proceda, con los responsables del gobierno de la entidad.

El auditor tiene como objetivo aceptar o continuar con un encargo de auditoría sólo cuando se haya acordado la premisa sobre la que la auditoría se va a realizar mediante:

(a) la determinación de si concurren las condiciones previas a una auditoría; y

(b) la confirmación de que existe una comprensión común por parte del auditor y de la dirección y, cuando proceda, de los responsables del gobierno de la entidad acerca de los términos del encargo de auditoría.

Requerimientos:

1. Cumplimiento condiciones previas a la auditoría: se debe determinar si la información financiera que se prepara es aceptable. Obtener la conformidad de la dirección y de los responsables del gobierno. Leer la normativa en caso de limitaciones al alcance de la auditoría impuestas antes de la aceptación del encargo de auditoría.
2. Acuerdo de los términos del encargo de auditoría: en el contenido de la carta de encargo debe considerarse lo establecido por la NIA 210.
3. Auditorías recurrentes: el auditor valorará si se necesita la revisión de los términos de encargo y si es necesario recordarlos a la entidad.
4. Modificación de los términos del encargo de auditoría: la modificación de los términos del encargos sólo se pueden modificar en caso de que exista una justificación razonable.

COMUNICACIONES DE ASUNTOS DE AUDITORIA CON LOS RESPONSABLES DEL GOBIERNO CORPORATIVO (NIA 260)

Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de la responsabilidad que tiene el auditor de comunicarse con los responsables del gobierno de la entidad en una auditoría de estados financieros. Aunque la presente NIA se aplica con independencia de la dimensión o estructura de gobierno de la entidad, su aplicación presenta particularidades cuando todos los responsables del gobierno de la entidad participan en su dirección, y en el caso de entidades cotizadas.

Esta NIA no establece requerimientos relativos a la comunicación del auditor con la dirección de una entidad o con sus propietarios a menos que sean a la vez responsables del gobierno de la entidad.

El ámbito de aplicación de esta NIA es la auditoría de estados financieros, pero también puede aplicarse, adaptada en la medida en que las circunstancias lo requieran, a las auditorías de otra información financiera histórica, cuando los responsables del gobierno de la entidad sean los responsables de supervisar la preparación de dicha información financiera histórica.

Dada la importancia de la existencia de una comunicación recíproca eficaz durante la realización de una auditoría de estados financieros, esta NIA proporciona un marco general para la comunicación del auditor con los responsables del gobierno de la entidad e identifica algunos asuntos específicos que deberán ser objeto de comunicación. En otras NIA (véase el anexo 1) se enumeran otras cuestiones adicionales que deberán ser objeto de comunicación y que complementan los requerimientos de la presente NIA. Asimismo, la NIA 2651establece requerimientos específicos relativos a la comunicación a los responsables del gobierno de la entidad de aquellas deficiencias significativas en el control interno que el auditor haya identificado durante la realización de la auditoría. Adicionalmente, la comunicación de otras cuestiones no previstas en esta o en otras NIA puede venir exigida por las disposiciones legales o reglamentarias, por acuerdos celebrados con la entidad o por otros requerimientos que resulten de aplicación al encargo, como, por ejemplo, normas emitidas por una organización profesional nacional de contabilidad. Esta NIA no impide al auditor comunicar cualquier otro asunto a los responsables del gobierno de la entidad.

Requerimientos:

Responsables del gobierno de la entidad

El auditor determinará la persona o personas que, dentro de la estructura de gobierno de la entidad, sean las adecuadas a efectos de realizar sus comunicaciones.

Cuando el auditor se comunique con un subgrupo de los responsables del gobierno de la entidad, como,por ejemplo, con un comité de auditoría, o con una persona, determinará si es necesario comunicarse también con el órgano de gobierno en pleno.

En algunos casos, todos los responsables del gobierno de la entidad participan en su dirección, como, por ejemplo, en el caso de una empresa pequeña en la que el único propietario dirige la entidad y nadie más desempeña funciones de gobierno. En estos casos, si las cuestiones previstas en la presente NIA se comunican al responsable o responsables de la dirección y esas mismas personas ejercen como responsables del gobierno de la entidad, no es necesario comunicar dichas cuestiones de nuevo a tales personas en su función de responsables del gobierno. Esas cuestiones se enumeran en el apartado 16(c). No obstante, el auditor se satisfará de que la comunicación con el directivo o directivos sea suficiente para considerar que todos aquellos a los que el auditor debería informar como responsables del gobierno de la entidad han sido informados.

CONFIRMACIONES EXTERNAS (NIA 505)

Objetivo:

El objetivo del auditor cuando utiliza procedimientos de confirmación externa es diseñar y aplicar dichos procedimientos con el fin de obtener evidencia de auditoría relevante y fiable.

Definiciones:

A efectos de las NIA, los siguientes términos tienen los significados que figuran a continuación:

Confirmación externa: evidenciade auditoría obtenida mediante una respuesta directa escrita de un tercero (la parte confirmante) dirigida al auditor, en formato papel, en soporte electrónico u otro medio.

Solicitud de confirmación positiva: solicitud a la parte confirmante para que responda directamente al auditor, indicando si está o no de acuerdo con la información incluida en la solicitud, o facilite la información solicitada.

Solicitud de confirmación negativa: solicitud a la parte confirmante para que responda directamente al auditor únicamente en caso de no estar de acuerdo con la información incluida en la solicitud.

Sin contestación: falta de respuesta, o respuesta parcial, de la parte confirmante, a una solicitud de confirmación positiva, o una solicitud de confirmación devuelta sin entregar.

Contestación en disconformidad: respuesta que pone de manifiesto una discrepancia entre la información sobre la que se solicitó confirmación a la parte confirmante, o aquella contenida en los registros de la entidad, y la información facilitada por la parte confirmante.

Resultado de las solicitudes de confirmaciones:

-      No respuesta: falta de respuesta de la tercera parte

-      Excepción: respuesta que presenta una diferencia entre lo que se solicita y la información que proporciona la tercera parte.

Cuando la administración se niegue a permitir que el auditor envíe una confirmación externa, ésta deberá indicar sus razones y el auditor investigar éstas. Como consecuencia el auditor implementará procedimientos de auditoría alternos para obtener evidencia confiable.

Si el auditor tiene dudas sobre una confirmación externa, el auditor debe obtener mayo evidencia que le permita solucionar sus dudas.

Evidencia que puede otorgar un abogado:

-      Existencias de litigios, demandas.

-      Fecha en qué se presentó la demanda

-      Grado de ganar dicho caso

-      Monto de pérdidas o ganancias

 El auditor deberá obtener certificación escrita de que se revelaron todos los litigios, demandas. Dicho documento se llama carta de representación o carta salvaguarda. También solicitará al abogado un comentario de los casos. El auditor debe conocer los casos al cierre y a la fecha actual; si tiene necesidad, deberá reunirse con el abogado.

CARTA DE CONFIRMACIÒN BANCARIA

El propósito de esta declaración es proporcionar ayuda al auditor externo independiente y también a la administración de un banco, como auditores internos e inspectores, sobre los procedimientos de confirmación entre bancos.  Los lineamientos contenidos en esta declaración deberían contribuir a la efectividad de los procedimientos de confirmación entre bancos y a la eficiencia del procesamiento de respuestas.

Un importante paso de auditoría en el examen de los estados financieros e información relacionada de un banco es solicitar confirmación directa de otros bancos tanto de los saldos y otras cantidades que aparecen en el balance general como de otra información que pueda no estar mostrada en el frente del balance pero que pueda ser revelada en las notas a los estados financieros.  Las partidas aparte el estado de situación financiera que requieren confirmación incluyen partidas tales como garantías, compras anticipadas, y compromisos de venta, opciones de recompra, y acuerdos de compensación.  Este tipo de evidencia de auditoría es valioso porque viene directamente de una fuente independiente y, por lo tanto, proporciona mayor confiabilidad que la obtenida únicamente en los propios registros del banco.

Ejemplo:

Ejemplo de Carta de confirmación bancaria

CARTA DE CONFIRMACIÒN DE ABOGADOS

CARTA DE REPRESENTACION DE LA ADMINISTRACIÒN (NIA 580)

La norma internacional de auditoria 580 se refiere a la responsabilidad que tiene el auditor para obtener declaraciones escritas de la administración o encargados del gobierno corporativo durante la auditoria de estados financieros. Las declaraciones escritas son información que el auditor requiere de la entidad, y que puede utilizar para soportar la evidencia de auditoria. Estas declaraciones escritas deben ser dirigidas en cartas de representación al auditor por la administración. Además estas deben ser de fechas cercanas pero no posteriores al dictamen del auditor de los estados financieros. Es importante que estas declaraciones se presenten de manera escrita ya que con esto reduce las posibilidades de que hayan malos entendidos entre la administración o el gobierno corporativo de la entidad y el auditor. La comunicación entre estos es muy importante ya que pueden existir problemas que tienen importancia relativa y que pueden afectar la razonabilidad de los estados financieros de manera directa y es a partir de estas comunicaciones donde se pueden hacer evidentes y de la misma manera intervenir adecuadamente sobre ellos.

Es claro que el hecho que el auditor cuente con las declaraciones escritas no garantiza que proporcionen evidencia por si solas, estas son parte esencial en el desarrollo de la auditoria de estados financieros y le permiten al auditor argumentar su opinión, además como una evidencia de auditoria.

OBJETIVOS

El auditor debe obtener las declaraciones escritas de la administración y del gobierno corporativo, manifestándose así que se cumple responsablemente con la elaboración de los estados financieros de manera apropiada y con la integridad de la información proporcionada al auditor, además de corroborar información y evidencias importantes de auditoria en los estados financieros. Asimismo el auditor debe responder las declaraciones escritas de la administración o encargados del gobierno corporativo cuando sea pertinente.

REQUISITOS

Administración a la que se le solicita declaraciones escritas: El auditor deberá solicitar declaraciones escritas a los encargados de la elaboración de los estados financieros, ya sea la administración o los encargados del gobierno corporativo, quienes tienen responsabilidades por la manera como están descritos y plasmados los estados financieros y deben tener pleno conocimiento de asuntos relacionados.

Declaraciones escritas sobre las responsabilidades de la administración: El auditor debe solicitarle a la administración que le proporcione una declaración escrita en la cual se manifiesta claramente que ha cumplido con su responsabilidad de la realización de los estados financieros, estos descritos de acuerdo con el marco de referencia de información financiera aplicable. Asimismo la administración debe manifestar mediante una declaración escrita que le ha dado o no al auditor toda información relevante y acceso, y si todas las transacciones están registradas en los estados financieros, así como se expone en los términos de trabajo puntualizados en el proceso de auditoría.

Otras declaraciones escritas: Si el auditor necesita en cierto momento que le proporcionen otras declaraciones escritas por parte de la administración para corroborar otra evidencia de auditoria importante para los estados financieros, deberá solicitar esas declaraciones escritas para apoyar el proceso de auditoría de manera pertinente y apropiada.

Fecha de y periodo cubierto por declaraciones escritas: La fecha de las declaraciones escritas debe ser cercana a la fecha del dictamen del auditor. En la práctica es recomendable que tenga la misma fecha del dictamen. No es recomendable que sea posterior.

Forma de declaraciones escritas: Las declaraciones escritas deberán estar en forma de una carta de representación dirigida al auditor y con las características requeridas por las normas y regulaciones pertinentes.

Duda sobre la confiabilidad de las declaraciones escritas y declaraciones escritas solicitadas, no proporcionadas: Si el auditor encuentra inconvenientes que pongan en duda la confiabilidad de las declaraciones escritas con relación a la competencia, integridad, valores éticos o diligencias de la administración, procederá a resolver dichas preocupaciones con la realización de procedimientos de auditoria y si definitivamente concluye que las declaraciones no son confiables deberá comenzar con acciones apropiadas como evaluar el posible efecto en las representaciones y evidencia durante la auditoria, y que tendría para la opinión en el dictamen del auditor.

Cuando la administración no proporciona las declaraciones solicitadas, el auditor debe discutir el tema con la administración y revaluar su integridad y la confiabilidad de las representaciones, y establecer las acciones a seguir teniendo en cuenta el efecto que habrá sobre el dictamen del auditor, o determinar abstención de opinión sobre los estados financieros, cuando sea pertinente.

REDACCION DE HALLAZGOS

Hallazgo

            Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva recopilada frente al conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Es registrado en la lista de verificación como respuesta a los cuestionamientos que han sido preparados.

Tipos de Hallazgo

·         No conformidad Mayor: La ausencia o el incumplimiento en la implementación y mantención de uno o mas elementos obligatorios del sistema, o una situación que en base a evidencia objetiva disponible, plantearía la existencia de dudas significativas sobre la calidad de lo que se provee.

·         No Conformidad Menor: Un hallazgo que indica una debilidad en el Sistema, Procedimiento, registros o en la gestión de una actividad en particular. Puede ser también una situación que en base a evidencias objetivas determinaría la existencia de dudas significativas en cuanto a la capacidad futura del Sistema de alcanzar la Política y Objetivos.

·         Observación: Un hallazgo que merece la atención de la organización, pero que no requiere obligatoriamente una acción correctiva.

Recomendaciones finales para la Redacción de Hallazgos

No olvidar el por qué en la redacción del hallazgo, para conocer el incumplimiento de la no conformidad.

Al momento de auditar no sólo debe tenerse como objetivo encontrar aspectos negativos sino también oportunidades de mejora o las fortalezas del proceso.

No emitir juzgamientos, opiniones personales o suposiciones a la hora de redactar los hallazgos.

Agrupar los hallazgos que tengan que ver con un mismo incumplimiento.

La redacción de hallazgos de auditoria es un proceso en el cual se confrontan los criterios con las evidencias.

Los criterios son:

·         Procedimientos

·         Políticas, y

·         Otros documentos que establezcan soporte en las operaciones

Las evidencias de auditoria son:

·         Registros

·         Hechos, y

·         Cualquier otro documento que muestre que se cumple con los requisitos establecidos en los criterios de auditoria.

Los hallazgos positivos son fortalezas y los negativos son aspectos a mejorar o de no conformidades.

Dentro de un Hallazgo debe incluirse toda aquella información necesaria para que:

·         El lector pueda entender y juzgar por sí mismo el informe.

·         Cualquier otro auditor pueda examinar o analizar los hechos y llegar a los mismos resultados.

REQUISITOS PRINCIPALES EN UN HALLAZGO DE AUDITORÍA

Los requisitos que deben reunir un hallazgo de auditoría son:

·         Importancia relativa que amerite ser comunicado

·         Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo.

·         Objetivo (obrar con objetividad, equidad y realismo)

·         Convincente para una persona que no ha participado en la auditoría.

FACTORES QUE SE DEBEN CONSIDERAR EN EL DESARROLLO DE HALLAZGO DE AUDITORÌA

El auditor debe estar capacitado en las técnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y realista. Al realizar su trabajo debe considerar los factores siguientes:

·         Condiciones al momento de ocurrir el hecho.

·         Naturaleza, complejidad y magnitud administrativa y financiera de las operaciones examinadas.

·         Análisis crítico de cada hallazgo importante.

·         Integridad del trabajo de auditoría.

·         Autoridad legal.

·         Diferencia de opinión, conclusiones y recomendaciones

REDACCIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA INTERNA

Los hallazgos deben estar escritos con orientación al lector en tono constructivo, mostrar objetividad y no emitir juicios, ser claros y simples, concisos y muy bien fundamentados (en los papeles de trabajo se deberá contar con evidencia de auditoría).

Cuando sea apropiado, los auditores internos deben proporcionar retroalimentación positiva a los responsables de la actividad operativa, ya que esta práctica ayuda a desarrollar buenas relaciones con ellos y mejora su receptividad frente a los hallazgos contenidos en el informe. Sin perjuicio que se debe tener especial cuidado de no abusar de la excesiva descripción de situaciones que solo guarden relación con cumplimientos operativos normales.

Para una correcta comunicación, el hallazgo debe contener los siguientes elementos: condición, criterio, causa y efecto, y relacionarse con la recomendación y el plan de medidas que comprometerá el Jefe de Servicio y/o el responsable de la actividad operativa, para corregir o prevenir las debilidades detectadas.

A continuación se describen los elementos que componen el hallazgo de auditoría:

1.      Criterio de Auditoría

El criterio responde a la pregunta: ¿Qué debe o debería ser?

Los criterios son los requisitos o prohibiciones contenidas en normas, regulaciones, estándares, indicadores, expectativas, modelos, etc. que el auditor interno usa para evaluar y decidir si la situación bajo examen es correcta. Observar la diferencia entre el criterio y la condición debería ser el primer paso en el desarrollo de un hallazgo de auditoría.

Ejemplos de fuentes de criterios de auditoría:

·         Leyes y regulaciones.

·         Políticas y procedimientos.

·         Normas y directrices.

·         Marcos de control y gestión de riesgos (COSO I,COSO ERM, Cobit, Nch ISO:31000, etc.)

·         Indicadores de desempeño.

·         Mejores prácticas del sector o industria.

·         Guías proporcionadas por organizaciones expertas.

2.      Condición

La condición responde a la pregunta: ¿Qué es lo que realmente ocurre?

La condición corresponde al hecho establecido por el auditor interno mediante la evaluación, y obtención de evidencia fáctica. Su descripción contiene el grado con que se alcanzaron los criterios de auditoría. Debe ser precisa, clara y apoyada por evidencia útil, suficiente, relevante y fiable. La condición se establece a través de lo que se detectó por medio de la aplicación de pruebas de auditoría diseñadas en el programa de trabajo, en la Etapa de Planificación del Trabajo de Auditoría Interna.

3.      Causa

La causa responde a la pregunta: ¿Por qué ocurrió la desviación?

La causa se obtiene de la desviación o diferencia entre el criterio y la condición. Es la razón por la cual “lo que realmente ocurre” es diferente a “lo que debe o debería ser”. Su adecuada identificación es fundamental para posteriormente entregar recomendaciones claras, constructivas y que agreguen valor contribuyendo a mitigar o eliminar el efecto. Es importante determinar la causa raíz de esta “diferencia”. Para ello se debe identificar y analizar la causa primaria, en lugar de limitarse a la descripción de los síntomas del problema. El síntoma es un indicador de un problema, y no la causa del problema en sí.

Ejemplo: Los ingresos por ventas disminuyen como resultado de la mala calidad de los productos y servicios ofrecidos, generando una baja motivación entre el personal del área de ventas. La causa del problema es la deficitaria calidad de los productos y servicios. El síntoma es la baja motivación de las personas. Por lo tanto, formular y aplicar un plan especial para subir la motivación del personal del área de ventas no solucionan nada el problema, el énfasis de la solución al problema debe estar en la mejora de la calidad de los productos y servicios, de acuerdo a los requerimientos delos clientes y el mercado.

Si la condición ha persistido por un largo período de tiempo o se está intensificando, también se deben describir las causas que contribuyen a que se produzca esta situación. Existen diversas técnicas o herramientas que pueden ayudar a analizar y determinar la causa raíz de un hallazgo, algunas de ellas son simples y otras más complejas; el uso adecuado de estas dependerá del criterio profesional del auditor interno.

Algunos ejemplos de estas herramientas incluyen:

·         Los Cinco Porqués.

·         Modo de Fallo y Análisis de los Efectos.

·         Diagrama SIPOC (su nombre se deriva de las siglas en inglés Suppliers (proveedores). Inputs(entradas), Process (proceso), Outputs (salidas),Customers (clientes)).

·         Diagramas de Flujo.

·         Diagramas Fishbone o Espina de Pescado.

·         Indicadores Fundamentales para la Calidad.

·         Diagrama de Pareto.

·         Correlación Estadística.

4.      Efectos Reales o Potenciales

El efecto responde a la pregunta: ¿Cuál es o puede ser la consecuencia o impacto para la materia auditada ante la materialización de un riesgo que no está debidamente controlado o administrado?

El efecto también se obtiene de la diferencia entre el criterio y la condición. Es la consecuencia o impacto producido por dicha diferencia y demuestra la importancia de la condición al describirse el riesgo o exposición en que se encuentra la organización.

El efecto se puede describir en términos cuantitativos tales como pesos, horas, o número de transacciones; en términos cualitativos, describiendo la forma en que la ejecución de un programa originó cambios en las condiciones físicas, sociales, o condiciones económicas reales; o como una combinación de términos cuantitativos y cualitativos.

Los efectos deben ser concretos y realistas, de modo talque el Jefe de Servicio logre dimensionar su impacto en forma adecuada. Los efectos deben estar asociados al hallazgo específico, evitándose describir en el informe efectos genéricos, tales como “imposibilita cumplir el objetivo del proceso”. Los efectos reales o potenciales deben considerar diversos ámbitos como el económico, patrimonial e imagen organizacional, entre otros.

Los efectos se pueden describir en términos reales, potenciales o una combinación de ellos. En el caso quesea factible, es muy recomendable cuantificar el impacto consecuencia, puesto que es muy útil para el Jefe de Servicio y su equipo directivo, conocer en números, el alcance o impacto de los efectos. Si el efecto real no puede ser determinado, también es útil para demostrarla importancia de las consecuencias, proyectar los efectos potenciales que podrían producirse de no tomar medidas correctivas en forma oportuna. También es posible analizar los efectos de acuerdo al impacto que tienen en el tiempo para la materia auditada y para la organización.