NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

Las notas a los Estados Financieros representan aclaraciones o explicaciones de hechos o situaciones cuantificables o no que se presentan en el movimiento de las cuentas, las mismas que deben leerse conjuntamente a los Estados Financieros para una correcta interpretación. Asimismo representan información importante para los inversores que deseen comprar acciones de una compañía a través del Mercado Bursátil, ya que por lo general muestran información relevante a considerar que determinará el comportamiento del valor de las acciones.

Las notas a los estados financieros representan la difusión de cierta información que no está directamente reflejada en dichos estados, y que es de utilidad para que los usuarios tomen decisiones con una base clara y objetiva. Esto no implica que estas notas explicativas sean un estado financiero, ya que según la normatividad vigente no lo son, más bien forman parte integral de ellos como parte del análisis, siendo obligatoria su presentación. Por otro lado estas notas representan revelaciones aplicables a saldos de transacciones u otros eventos significativos, que deben observarse para preparar y presentar los estados financieros cuando correspondan.

Cada nota debe ser identificada claramente y presentada dentro de una secuencia lógica, guardando en lo posible el orden de los rubros de los estados financieros con la finalidad de poder relacionarlos, el detalle de algunas notas se presenta a continuación:

La nota inicial de identificación de la empresa y su actividad económica.

Declaración sobre el cumplimiento de las NIC oficializadas en el país donde se confeccionen los Estados Financieros.

Notas sobre las políticas contables importantes utilizadas por la empresa para la preparación de los estados financieros.

Notas de carácter específico por las partidas presentadas en los estados financieros.

Otras notas de carácter financiero o no financiero requeridas por las normas, y aquellas que a juicio del directorio y de la gerencia de la empresa se consideren necesarias para un adecuado entendimiento de la situación financiera y el resultado económico.

Esta información constituye lo indispensable que deberá proporcionar la empresa adjunto a los Estados Financieros y constituyen notas de carácter general, sin embargo, en caso de existir revelaciones importantes estas deberán presentarse de acuerdo a los criterios establecidos en la NIC 10 “Sucesos Posteriores a la Fecha del Balance General” y NIC 24 “Revelaciones de Entidades Vinculadas”.

Adicionalmente existen notas explicativas que se refieren tanto a las cifras del ejercicio actual como a las cifras comparativas presentadas respecto del ejercicio anterior.

Otras informaciones a revelar en las Notas:

Es necesario que la entidad revele en las notas, información importante relacionada con el importe de los dividendos propuestos o acordados antes de que los Estados Financieros hayan sido autorizados para su publicación; importes que en su momento no hayan sido reconocidos como distribución a los poseedores de instrumentos de participación en el patrimonio neto durante el periodo, así como los importes correspondientes por acción. Debe también revelarse el importe de cualquier dividendo preferente de carácter acumulativo que no haya sido reconocido.

Asimismo si fuera el caso, el ente económico informará de otros datos relativos a ella, si estos no ha sido objeto de revelación en otra parte de la información publicada con los estados financieros; datos como el domicilio y forma legal de la entidad, así como el país en que se ha constituido y la dirección de su sede social (o el domicilio principal donde desarrolle sus actividades, si fuese diferente de la sede social), la descripción de la naturaleza de la operación de la entidad, así como de sus principales actividades, el nombre de la entidad controladora directa y de la controladora última del grupo; son de vital importancia para conocer la actividad y sector en el cual se desempeña la empresa.

INFORMES DE AUDITORIA

El informe de auditoría, es la forma en que se concreta el trabajo realizado por el auditor durante el período de visita al cliente y el tiempo de trabajo en oficina.

El informe de Auditoría en su preparación, como factores relevantes, debe considerar lo siguiente:

1. La información financiera debe haber sido preparada utilizando principios de contabilidad generalmente aceptados,

2. Estos principios deben haber sido aplicados uniformemente.

3. Se refiere a la presentación razonable de la situación financiera, los resultados y el flujo de efectivo.

4. Hacer referencia a otros auditores en el informe de auditoría, cuando corresponda.

5. Información financiera comparativa.

TIPOS DE INFORMES

1. INFORME ESTÁNDAR OPINIÓN ESTÁNDAR

El informe estándar del auditor declara que los estados financieros presentan razonablemente, en todos los aspectos significativos, la situación financiera de la entidad, los resultados de su operación y el flujo de efectivo, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.

PÁRRAFO EXPLICATIVO

Son párrafos que se agregan al informe estándar. Existen ciertas circunstancias en las que es

necesario que el auditor agregue un párrafo explicativo a su informe, sin que ello constituya la

expresión de una salvedad.

2. INFORME NO ESTÁNDAR

OPINIÓN CON SALVEDADES

Una opinión con salvedades declara que excepto por los efectos del asunto a que se refiere la salvedad, los estados financieros presentan, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la entidad, los resultados de sus operaciones y el flujo de efectivo, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.

OPINIÓN ADVERSA

Una opinión adversa declara que los estados financieros no presentan razonablemente, ni la situación financiera de la entidad, ni los resultados de sus operaciones, ni el flujo de efectivo, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.

ABSTENCIÓN DE OPINIÓN

Una abstención de opinión declara que el auditor no expresa una opinión sobre los estados financieros.

PARTES DEL INFORME DE AUDITORIA

1. Opinión o dictamen del auditor

2. Estados Financieros

3. Notas a los Estados Financieros

• Constitución de sociedad
• Criterios Contables aplicados
• Notas a las cuentas del balance

NIA 720- RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR CON RESPECTO A OTRA 

INFORMACIÓN INCLUIDA EN LOS DOCUMENTOS QUE CONTIENEN LOS 

ESTADOS FINANCIEROS AUDITADOS

La norma internacional de auditoria 720 aborda las responsabilidades del auditor en relación a otra información en documentos que contienen estados financieros auditados y el dictamen correspondiente del auditor. Aunque el auditor no tiene la responsabilidad de considerar otra información ni determinar si es apropiada y pertinente para la formación de su opinión; el auditor puede determinar necesario considerar otra información para soportar la credibilidad de los estados financieros.

OBJETIVO

El auditor debe responder oportunamente y apropiadamente cuando los documentos que contienen los estados financieros auditados y el dictamen del auditor incluyen otra información que puede afectar su credibilidad.

REQUISITOS

Consideración de otra información: El auditor debe leer toda la otra información para determinar si existe alguna inconsistencia de importancia relativa con los estados financieros. Para esto, el auditor en lo posible debe tener acceso a esta otra información antes de la presentación del dictamen, y así poder responder adecuadamente a las posibles inconsistencias materiales y errores de hecho.

Inconsistencias materiales: Si el auditor, al revisar la otra información encuentra inconsistencias materiales, deberá determina si es necesaria una revisión a los estados financieros auditados o a la otra información. Cuando esa revisión es necesaria y la administración se niega a hacerla el auditor deberá modificar la opinión, así como lo establecen las normas internacionales de auditoria, comunicarlo a los encargados del gobierno corporativo cuando sea posible, y describir la situación en un párrafo de otro asunto en el dictamen. Si la situación lo exige el auditor podrá retener el dictamen o retirarse del trabajo, cuando sea posible de acuerdo a las normas y regulaciones pertinentes.

Errores materiales de hecho: Cuando el auditor encuentra errores materiales de hecho durante su revisión de la otra información, debe comunicarlo y discutirlo con la administración, y si es necesario la administración puede consultar a una tercera parte calificada, para tomar las decisiones adecuadas.

NIA 800- CONSIDERACIONES ESPECIALES, AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS PREPARADOS DE ACUERDO A UN MARCO PARA PROPÓSITO ESPECIAL

La norma internacional de auditoria 800 presenta las consideraciones especiales para auditorias de un juego completo de estados financieros preparados de acuerdo con un marco de referencia de propósito especial.

OBJETIVO

El auditor al aplicar las normas internacionales de auditoria, debe tener en cuenta las consideraciones especiales en una auditoria de estados financieros preparados de acuerdo a un marco de referencia de propósito especial. Consideraciones importantes para la aceptación del trabajo, la planificación y ejecución de la auditoria, y la formación de una opinión y presentación del dictamen de los estados  financieros.

REQUISITOS

Consideraciones al aceptar el trabajo: Para la aceptar el trabajo el auditor debe obtener un entendimiento del propósito para el que están preparados los estados financieros, usuarios previstos y las medidas tomadas por la administración para determinar que el marco de referencia de propósito especial está acorde a las circunstancias.

Consideraciones al planear y realizar la auditoria: Cuando el auditor va a planear y realizar la auditoria de estados financieros de acuerdo a un  marco de referencia de propósito especial, debe determinar si la aplicación de las normas internacionales requieren consideraciones especiales de acuerdo a las circunstancias en que se desarrolla el trabajo. Por esta razón el auditor debe entender cualquier interpretación importante referente a contratos que la administración haya considerado para para la elaboración de los estados financieros.

Opinión y consideraciones del dictamen: Para la formación de su opinión y dictaminar sobre los estados financieros, el auditor debe tener en cuenta la norma internacional de auditoria 700, la cual establece que el auditor debe evaluar si los estados financieros describen apropiadamente el marco de referencia de información financiera aplicable, y en el caso de los estados preparados de acuerdo con las disposiciones de un contrato, deben incluirse las interpretaciones importantes del mismo.

De la misma manera el marco de referencia establece la forma y contenido del dictamen del auditor, el cual debe presentar el propósito de la preparación de los estados financieros y referenciar los usuarios previstos, responsabilidad de la administración, y un párrafo de énfasis exponiendo a los usuarios que los estados financieros estas preparados de acuerdo a un marco de referencia de propósito especial.

NIA 706- PÁRRAFOS DE ÉNFASIS Y PÁRRAFOS SOBRE OTRAS CUESTIONES EN EL INFORME EMITIDO POR UN AUDITOR INDEPENDIENTE.

Esta nía trata de las comunicaciones adicionales en el informe de auditoría cuando el auditor lo considere para llamar la atención de los usuarios sobre una cuestión o cuestiones presentados o revelados en los estados financieros.

El objetivo del auditor, una vez formada una opinión sobre los estados financieros, es llamar la atención de los usuarios, cuando a su juicio sea necesario, por medio de una clara comunicación adicional en el informe de auditoría. Una cuestión que, aunque esté adecuadamente presentada o revelada en los estados financieros, sea de tal importancia que resulte fundamental para que los usuarios comprendan los estados financieros.

Párrafo de énfasis: un párrafo incluido en el informe de auditoría que se refiere a una cuestión presentada o revelada de forma adecuada en los estados financieros y que, a juicio del auditor, es de tal importancia que resulta fundamental para que los usuarios comprendan los estados financieros.

Párrafo sobre otras cuestiones: un párrafo incluido en el informe de auditoría que se refiere a una cuestión distinta de las presentadas o reveladas en los estados financieros y que, a juicio del auditor, es relevante para que los usuarios comprendan la auditoría, las responsabilidades del auditor o el informe de auditoría.

Al igual que para la NIA 705 la nueva propuesta no presenta grandes cambios salvo los derivados de las modificaciones en la NIA 700 (Revisada) y 701. Sin embargo, se establecen ciertas aclaraciones:

El auditor no deberá utilizar un Párrafo de Énfasis o un Párrafo sobre Otros Asuntos para aquellos casos determinados como Asuntos Importantes de Auditoría en conformidad con la NIA 701.

Se facilita el entendimiento del usuario sobre la diferencia entre el Párrafo de Énfasis y los Asuntos Importantes de Auditoría.

NIA 710-  INFORMACIÓN COMPARATIVA, CIFRAS CORRESPONDIENTES Y ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS

La norma internacional de auditoria 710 presenta las responsabilidades del auditor en relación a la información comparativa en una auditoria de estados financieros. La naturaleza de la información comparativa depende del marco de referencia de información financiera aplicable, y el auditor puede distinguir dos formas de esta responsabilidad de informar, las cifras correspondientes y estados financieros comparativos. Esta diferencia se hace evidente en los dictámenes de auditoria; para las cifras correspondientes la opinión de los estados financieros se refiere al periodo actual, mientras que para los estados financieros comparativo la opinión debe referirse a cada periodo por el cual se presentan los estados financieros. 

OBJETIVO

El auditor debe obtener la suficiente y apropiada evidencia de auditoria sobre si la información comparativa incluida en los estados financieros esta presentada de acuerdo al marco de referencia de información financiera aplicable y cumple con los requisitos pertinentes. Por consiguiente el auditor debe presentar su dictamen de acuerdo a las responsabilidades de dictaminar del auditor.

REQUISITOS

Procedimientos de auditoria: El auditor debe determinar si los estados financieros incluyen información comparativa de ejercicios anteriores y si esta información está organizada adecuadamente. Para esto el auditor debe evaluar si los montos y revelaciones presentados concuerdo con los establecidos en ejercicio anterior, y si están acorde a las políticas contables aplicables. En caso de que se haya realizado algún cambio en las políticas, el auditor debe determinar si se llevaron a cabo los cambios pertinentes.

De la misma manera el auditor deberá llevar a cabo los procedimientos de auditoria necesarios para obtener la suficiente y apropiada evidencia sobre si existen representaciones erróneas de representación errónea en la información comparativa.

Dictamen de auditoria: Cuando se presentan cifras correspondientes, el auditor deberá incluirla en su opinión si el dictamen del auditor del ejercicio anterior incluye una opinión con salvedad, una opinión negativa o una abstención de opinión, y el asunto especificado no fue resuelto. Así mismo cuando los estados financieros presentaron representaciones erróneas de importancia relativa y la opinión o fue previamente modificada y las cifras correspondientes no fueron debidamente corregidas.

Si los estados financieros del ejercicio anterior fueron auditados por otro auditor, el auditor puede referirse al dictamen del auditor, siempre y cuando sea posible de acuerdo a  las normas y regulaciones aplicables. Para esto el auditor deberá presentarlo en un parrado de otro asunto en el dictamen que los estados financieros fueron auditados por otro auditor, su tipo de opinión y si se realizó alguna modificación las razones para hacerlo, y fecha del dictamen.

Cuando los estados financieros del ejercicio anterior no fueron auditados, también el auditor deberá declararlo en el dictamen en un párrafo de otro asunto.

DICTÁMENES DE AUDITORIA

El dictamen de auditoria puede hacer referencia a la opinión o el juicio que un auditor hace al realizar una Auditoria Externa. Dicha opinión puede ser de cuatro tipos diferentes:

* Dictamen sin salvedades: Se da cuando el resultado del Balance General, los Estados de Cambio y de Resultado son considerados correctos o razonables por parte del auditor; es decir, que cumplen con lo establecido en los principios de contabilidad.

* Dictamen con salvedades: Al terminar su labor, el auditor descubre que si bien los balances han devuelto un resultado razonable pero existen algunos hilos que desvelan una posible pérdida o salvedad en las acciones realizadas por la empresa.

* Dictamen adverso: Cuando los balances no devuelven un resultado razonable o no se han cumplido los principios fundamentales de la contabilidad, tiene lugar este tipo de dictamen. En él, el Auditor Externo explica cuáles son las irregularidades y ofrece posibles soluciones a las mismas.

* Dictamen con abstención de opinión: Se da cuando el Auditor se encuentra restringido por parte de la empresa a investigar ciertos aspectos que podrían ayudar a resolver los inconvenientes o irregularidades que haya podido notar en el resultado del Balance. Al no tener acceso a los detalles importantes de las transacciones, el auditor debe optar por una decisión imparcial.

Es importante señalar que una auditoría consiste en el examen, basándose en claras pruebas que se desprenden de cada una de las acciones financieras que haya realizado la empresa, de los estados financieros de una compañía.

NIA 700- FORMACIÓN DE LA OPINIÓN Y EMISIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de la responsabilidad que tiene el auditor de formarse una opinión sobre los estados financieros. También trata de la estructura y el contenido del informe de auditoría emitido como resultado de una auditoría de estados financieros. Esta NIA es aplicable a las auditorías de estados financieros correspondientes a periodos terminados a partir del 15 de diciembre de 2016.

La guía de aplicación de la NIA 700 (Revisada) en su estrato A14, explica que el anexo de esta NIA contiene ejemplos de informes de auditoría de estados financieros a los que se han incorporado los elementos señalados en los apartados 20-48, donde se establece que la primera sección del informe de auditoría es la “Opinión del auditor” y que seguidamente se exprese el “Fundamento de la opinión” (resaltado nuestro). Excepto en el caso de las secciones "Opinión" y "Fundamento de la opinión", esta NIA no establece requerimientos para la ordenación de los elementos del informe de auditoría. No obstante, requiere la utilización de títulos específicos, cuyo objetivo es facilitar la identificación de los informes de auditoría que se refieren a auditorías realizadas de conformidad con las NIA

La sección "Fundamento de la opinión" proporciona un contexto importante para la opinión del auditor. En consecuencia, esta NIA requiere que la sección "Fundamento de la opinión" se sitúe inmediatamente después de la sección "Opinión" en el informe de auditoría.

• En el nuevo informe del auditor, tendrá una ubicación destacada la opinión del auditor.
• Informe del auditor sobre el negocio en marcha, incluyendo una conclusión sobre lo apropiado del uso de la administración de las bases contables de negocio en marcha, en la preparación de los estados financieros, y una declaración de si se ha identificado alguna incertidumbre material que haga surgir una duda significativa sobre la capacidad de la entidad de continuar como negocio en marcha.
• Mejora de la descripción de las responsabilidades del auditor y de las características importantes de la auditoría.

NIA 705- OPINIÓN MODIFICADA

Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de la responsabilidad que tiene el auditor de emitir un informe adecuado en función de las circunstancias cuando, al formarse una opinión de conformidad con la NIA 700 (Revisada), concluya que es necesaria una opinión modificada sobre los estados financieros. Esta NIA también trata del modo en que la estructura y el contenido del informe de auditoría se ven afectados cuando el auditor expresa una opinión modificada. En todos los casos, los requerimientos de información de la NIA 700 (Revisada) son aplicables y no se repiten en esta NIA, salvo que sean tratados de modo explícito o sean modificados por los requerimientos de esta NIA. La NIA 705 (Revisada) es aplicable a las auditorías de estados financieros correspondientes a periodos terminados a partir del 15 de diciembre de 2016.

¿Cuáles son los tipos de opinión modificada?

Esta NIA establece tres tipos de opinión modificada, denominadas:

• Opinión con salvedades,
• Opinión desfavorable (adversa) y
• Denegación (abstención) de opinión.

¿Por qué es importante esta NIA 705 ?

Es importante porque el auditor debe expresar, con claridad, una opinión modificada adecuada sobre los estados financieros cuando; el auditor no pueda obtener evidencia de auditoría suficiente y además estén libres de incorrección material.

¿En qué situaciones se requiere la opinión modificada en un informe de auditoría?

• Cuando concluya, sobre la base de la evidencia de auditoría obtenida, que los estados financieros en su conjunto no están libres de incorrección material; o 
• No pueda obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada para concluir que los estados financieros en su conjunto están libres de incorrección material. 

¿Cómo determinar el tipo de opinión modificada?

Opinión con salvedades: Existen dos posibilidades:

• Cuando se concluya que las incorrecciones, individualmente o de forma agregada, son materiales, pero no generalizadas, para los estados financieros.
• Cuando se concluye que los posibles efectos sobre los estados financieros de las incorrecciones no detectadas, si las hubiera, podrían ser materiales, aunque no generalizados.

Opinión desfavorable (adversa): es cuando se obtiene evidencia de auditoría suficiente y adecuada, pero se concluya que las incorrecciones, individualmente o de forma agregada, son materiales y generalizadas en los estados financieros.

Denegación (abstención) de opinión: Cuando no pueda obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada en la que basar su opinión y concluya que los posibles efectos sobre los estados financieros de las incorrecciones no detectadas, si las hubiera, podrían ser materiales y generalizados.

¿Cuál sería la estructura y contenido del informe con opinión modificada?

Cuando el auditor exprese una opinión modificada, la sección de opinión tendrá el título “Opinión con salvedades”, “Opinión desfavorable (adversa)” o "Denegación (abstención) de  opinión”, según corresponda. 

Cuando el auditor exprese una opinión modificada sobre los estados financieros, además de los elementos específicos requeridos por la NIA 700.

Sustituirá el título "Fundamento de la opinión" requerido por el apartado 28 de la NIA 700, por "Fundamento de la opinión con salvedades", "Fundamento de la opinión desfavorable (adversa)" o "Fundamento de la denegación (abstención) de opinión", según corresponda;

Dentro de dicha sección, incluirá una descripción de la cuestión que motiva la opinión modificada.

INFORMES GERENCIALES

Esta información tiene vital importancia para quienes administran empresas y desean cotejar el tipo de información que reciben de sus diferentes departamentos. También para ayudar a resolver problemas empresariales de gestión.

Los informes gerenciales están íntimamente relacionados con la información clave que necesita la gerencia y lo socios para conocer y hacer seguimiento al resultado de la gestión y procesos de una empresa en un tiempo determinado, algunos pueden ser diarios, semanales, trimestrales, anuales.

Con la velocidad de las comunicaciones y la automatización de los procesos la información adecuada debería recibirla la gerencia diariamente. Para evitar recibir información que no se tiene tiempo de leer, los puntos claves deberían ser muy concretos y prácticos, dependiendo de quien la recibe y la responsabilidad con que actuara según estos datos.

Objetivo de los Informes Gerenciales

El propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar. Los informes pueden ser públicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la educación o la ciencia.

Información

Un sistema de información es un conjunto organizado de elementos, que pueden ser personas, datos, actividades o recursos materiales en general. Estos elementos interactúan entre sí para procesar información y distribuirla de manera adecuada en función de los objetivos de una organización.

Desde un punto de vista empresarial, los sistemas de información pueden clasificarse de diversas formas. Existen, por ejemplo, sistemas de procesamiento de transacciones (que gestionan la información respecto a las transacciones producidas en una empresa), sistemas de información gerencial (para solucionar problemas empresariales en general), sistemas de soporte a decisiones (analizan las distintas variables de negocio para la toma de decisiones), sistemas de información ejecutiva (para los directivos), sistemas de automatización de oficinas (aplicaciones que ayudan en el trabajo administrativo) y sistemas expertos (que emulan el comportamiento de un especialista en un dominio concreto).

La estructura

El informe consiste en una concatenación ordenada de ideas que se pueden sintetizar en tres o cuatro puntos centrales, en donde se defiende una tesis que queda completamente clara en la primera lectura del mismo. La estructura debe permitir retener los puntos principales del mismo en una lectura rápida, casi en diagonal. Y, si la extensión del informe no lo permite, se debe optar por la fórmula del resumen ejecutivo.

La más eficaz es la estructura clásica de toda redacción (introducción, nudo y desenlace) a su vez, desmenuzable en distintos pasos. Por tanto, selecciona tus ideas, el objetivo que persiguen, asígnales los datos que les corresponda (tablas, gráficos, recuadros...) y comienza a redactar siguiendo la estructura definida.

Partes del informe I

La introducción. Presenta la situación objeto del informe y le proporciona al lector la información básica para comprender el resto del documento.

Los antecedentes. Reflejan las razones que nos han llevado a elaborar ese informe. En definitiva, se trata de poner al lector en antecedentes, aportando los datos, recursos o metodologías anteriores que han influido en el tema a tratar. También se destacarán las partes pertinentes del estudio DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) que fue aplicado previamente y que podrían revisarse en este nuevo informe.

La metodología. En este apartado, hay que incluir información sobre el método que hemos usado o pretendemos emplear para abordar el tema propuesto en ese informe. Se detallan todos los procedimientos que lo envuelven presentándolos al lector como idóneos. También es necesario explicar todos los vocablos técnicos utilizados con paréntesis y pies de página para que su significado quede claro a cualquier perfil de lector.

Los resultados. Señalan “lo que hay”, las realidades positivas o negativas que han surgido como consecuencia del empleo de la metodología propuesta y los antecedentes expuestos. En esta parte, los gráficos y tablas pueden ser muy informativos, pero conviene alternarlos con texto para no recargarlo de cifras.

Partes del informe II

Las limitaciones. Mencionan los datos o fuentes que no se han podido incluir o no se han podido consultar o contrastar al redactarlo. Son las carencias que presentan las soluciones aportadas en ese informe.

Las conclusiones. Es una de las partes más esclarecedoras del informe. El autor presentará las conclusiones a las que ha llegado para lograr modificar la realidad o la situación objeto de análisis.

Las recomendaciones. Este apartado debe ser una herramienta útil para la empresa. Nuestra visión de expertos debe quedar patente recomendando pautas y soluciones con el fin de que sean ejecutadas por quienes corresponda tomar partido. El autor del informe aborda compromisos fruto de sus reflexiones y análisis previos.

Información complementaria. En los anexos deberíamos siempre contar con algunas citas de fuentes secundarias, contrastes con otros datos, comparativas con empresas y fuentes fidedignas para reforzar la tesis central que se expresará en el nudo del informe. Además se debe proponer al lector cómo localizar las fuentes originales utilizadas en el informe (documentos o webs).

Cómo organizarlo

Portada. El título es el primer elemento de atracción. Elígelo informativo, llamativo y sugerente, apoyado en un subtítulo explicativo. Que sean imaginativos. También pueden incluirse portadillas para separar distintos capítulos. Una buena encuadernación es fundamental. Detalles como añadir el logo y color corporativos son, a menudo, aconsejables.

Índice. Sirve para numerar los contenidos del informe y sus correspondientes epígrafes. Luego vendrá el cuerpo del informe y el opcional apartado de anexos debidamente paginado. Puede añadirse un índice de tablas y gráficos.

Gráficos, estadísticas, encuestas... Todos los documentos útiles para la comprensión del informe (encuestas, cuestionarios, fotografías...) tendrán cabida, sobre todo al final del documento, para no recargarlo. Aportan información numérica, resumen largas parrafadas o muestran ideas explicativas de cómo se encadenan las ideas.

Detalles estéticos. Usa un tamaño de letra que no desafíe la visión (Arias o Times en cuerpo 11 ó 12), un interlineado cómodo (desaconsejado el doble para los informes, frente al sencillo o de 1,5 líneas) y márgenes y espacios entre párrafos holgados para que descanse la vista. Desaconsejados los subrayados y preferibles la negrita, viñetas y símbolos para resaltar datos.

Los datos necesarios en un informe son:

• Nombre del gerente

• Nombre de los auxiliares responsables (Administradores y contadores)

• Fecha

• Dirección de la sucursal o de la empresa

• Fuentes

• Recomendaciones

• Anexos correspondientes.

INFORME DE AUDITORIA INTERNA

El informe de auditoría interna es el registro que se deriva de la realización de dicha auditoría, pero podemos hacer de este informe una herramienta que nos permita iniciar más acciones de mejora que la mera corrección de las no conformidades detectadas.

a preparación del informe es responsabilidad del Auditor Jefe, que es en última estancia el encargado de la redacción y / o aprobación de las no conformidades que aparecerán en el informe. Evidentemente, recibirá el apoyo del resto del equipo auditor para realizar el informe con la mayor cantidad de datos posibles, sobre todo aquellos que permitan establecer acciones de mejora.

Sobre la preparación del informe, lo primero que hay que tener en cuenta es que debe realizarse lo antes posible, e intentar no retrasarse más de 15 días. Cuanto más tiempo pasa entre la conclusión de la auditoría y la elaboración del informe, más detalles se olvidan y oportunidades de mejora se pueden quedar sin registrar. Esto también sirve para los auditados, ya que pueden olvidar parte de los comentarios realizados en la auditoría interna.

El contenido mínimo que debería incluirse en el informe de auditoría aparece en la norma ISO 19011, y debería ser:

• Objetivo de la auditoría
• Alcance de la auditoría (incluyendo procesos, departamentos, delegaciones, etc)
• Criterios de auditoría: Normas y Sistema de gestión ante los que comparamos los hallazgos de auditoría.
• Equipo auditor, con nombres, apellidos y figura que ocupa en el equipo.
• Fechas y lugares en las que se realizó la auditoría
• Hallazgos y evidencias de la auditoría: Es muy recomendable que la exposición de los hallazgos y evidencias se hagan siguiendo el orden del Sistema de Gestión y / o de las normas de aplicación, de forma que permita una fácil identificación de los requisitos cumplidos / incumplidos.
• Conclusiones sobre el Sistema auditado
• Declaración del grado de cumplimiento del sistema auditado sobre los criterios de auditoría

También se puede incluir en el informe:

• un listado de distribución del informe de auditoría
• la adecuación del plan de auditoría a la realización de la misma
• una declaración de confidencialidad de los auditores
• las acciones sin resolver entre auditores y auditados
• los planes de mejora ya establecidos
• los puntos fuertes del Sistema
• y los problemas encontrados en el desarrollo de la auditoría (para tener en cuenta en la próxima planificación de auditorías):
• partes del Sistema de Gestión o de los procesos / departamentos / delegaciones que no se han podido auditar
• problemas con desplazamientos (aviones, trenes, etc)
• problemas de manutención de auditores y auditados (alojamiento, comidas, etc)

Las Normas establecen que los informes de auditoría interna deben incluir los objetivos y alcance del trabajo así como las conclusiones correspondientes, las recomendaciones, y los planes de acción.

Si bien el formato y contenido de las comunicaciones finales del trabajo varían según la organización o el tipo de trabajo, deben contener, como mínimo, el propósito, alcance y resultados del trabajo.

Los informes finales del trabajo pueden incluir antecedentes y resúmenes. Los antecedentes pueden identificar las unidades y actividades revisadas de la organización y proporcionar información aclaratoria. También pueden incluir la situación de las observaciones, conclusiones y recomendaciones de informes anteriores. Asimismo, pueden indicar si el informe se refiere a un trabajo planificado o si responde a una petición.

Otros aspectos importantes son:

• Propósito describe los objetivos del trabajo y puede informar al lector sobre las razones que motivaron la realización del trabajo y lo que se esperaba conseguir.
• Alcance identifica las actividades auditadas y puede incluir información de soporte, como por ejemplo el período revisado y las actividades relacionadas que no fueron revisadas, con el fin de definir los límites del trabajo. También puede describir la naturaleza y extensión del trabajo realizado.
• Resultados incluyen observaciones, conclusiones, opiniones, recomendaciones y planes de acción.